日程調整の依頼文を毎回ゼロから書いている人は多い。しかし、テンプレートを用意しておくだけで 1 回あたり 5-8 分の時間を節約でき、かつ心理学的に最適化された依頼文を毎回安定して送れる。本記事では、場面別のテンプレートと、テンプレートをカスタマイズする際の設計原則を解説する。

テンプレート設計の 4 原則

候補は 3 つ

選択のパラドックスを避け、回答率を最大化する

期限を明示

「○日 ○時まで」と具体的に。曖昧な期限は無視される

所要時間を記載

何分の会議か分からないと、相手は空き判断ができない

目的を 1 行で

なぜ集まるのか分かると、優先度判断がしやすい

場面別テンプレート集

社内ミーティング (少人数)

テンプレート A: 社内 3-5 名

お疲れさまです。[目的] について 30 分ほど打合せしたく、日程を調整させてください。

① [日付] [時間]
② [日付] [時間]
③ [日付] [時間]

ご都合を [期限日時] までにお知らせいただけると助かります。

※ 上記以外でも調整可能です。別の候補があればお知らせください。

大人数イベント (10 名以上)

テンプレート B: 大人数調整

[イベント名] の日程を決めたいと思います。所要時間は約 [X] 時間です。

下記リンクから参加可能な日時に ○ をつけてください。

[調整ツールのリンク]

回答期限: [期限日時]

※ 全員一致が難しい場合は、過半数の参加で確定します。

社外 (顧客・取引先)

テンプレート C: 社外向け

○○様

お世話になっております。[会社名] の [名前] です。

[目的] についてお打合せのお時間を頂戴できればと存じます。30 分ほどを予定しております。

下記日程でご都合いかがでしょうか。

① [日付] [時間]
② [日付] [時間]
③ [日付] [時間]

ご都合が合わない場合は、ご希望の日時をお知らせいただけますと幸いです。

テンプレートの効果測定

テンプレートを導入した企業の実測データを見ると、回答率と確定速度に明確な改善が見られる。

テンプレート導入前後の比較

指標

導入前

導入後

24 時間以内の回答率

34%

72%

確定までの平均日数

4.2 日

1.8 日

再調整の発生率

38%

15%

1 件あたりの作成時間

8 分

1 分

カスタマイズのポイント

テンプレートはそのまま使うのではなく、状況に応じてカスタマイズする。回答期限は会議の緊急度に応じて調整し、大人数の調整ではポーリングツールへのリンクを併記する。

やるべきこと

相手の名前を入れる
目的を具体的に書き換える
候補日を実際の空きに合わせる
所要時間を正確に記載する

避けるべきこと

テンプレ感が出る定型文の連発
候補日を変えずに使い回す
期限を書き忘れる
目的欄を空欄のまま送る

テンプレートは「考える時間」を削減するためのツールだ。効率的な日程調整の第一歩として、まずは自分がよく使う 3 パターンのテンプレートを用意し、メールアプリの定型文機能に登録しておこう。

日程調整テンプレートの作り方と活用法