ビジネス会議の日程調整マナー

日程調整の依頼は、相手の時間に対する敬意の表れです。特にビジネスシーンでは、調整の仕方ひとつで信頼関係が左右されます。 マイナビの 2024 年調査では、ビジネスパーソンの 67% が「日程調整の依頼文で相手の印象が変わる」と回答しています。 この記事では、社内外の会議で失礼にならない日程調整の作法を具体的に解説します。

候補日提示の基本マナー

上位者・社外への配慮

役職が上の方や社外の方に日程調整を依頼する場合、以下の点に注意します。

1. 候補日は相手に先に出してもらう - 「ご都合の良い日時をいくつかお教えいただけますでしょうか」が基本形
2. 自分から出す場合は幅広く - 最低 5 候補、できれば 1 週間分の空き時間を提示する
3. 所要時間と場所を先に伝える - 「30 分程度、オンラインでお願いできればと存じます」
4. 変更への柔軟性を示す - 「上記以外でもご調整可能ですので、お気軽にお申し付けください」

返信期限の設定

返信期限は相手との関係性と緊急度に応じて設定します。

リスケ (日程変更) のマナー

やむを得ず日程を変更する場合は、以下の原則を守ります。

• 判明した時点で即座に連絡する (当日キャンセルは最も印象が悪い)
• 理由を簡潔に伝える (詳細すぎる言い訳は逆効果)
• 代替候補を同時に提示する (「いつがよろしいですか」だけでは相手に負担をかける)
• 2 回目のリスケは極力避ける (信頼を大きく損なう)

ドタキャン防止の仕組みづくりも参考にしてください。

メール・チャットでの依頼文テンプレート