アクションアイテム
読み: あくしょんあいてむ
会議や議論の結果として誰がいつまでに何をするかを明確にした次のタスク。実行率を上げる仕組みの中核となります。
アクションアイテムとは、会議や議論の結果として「誰が」「何を」「いつまでに」行うかを明確にした次のタスクを指す。「やるべきこと」「TODO」とほぼ同義だが、ビジネス文脈ではアクションアイテムという表現が使われることが多い。会議で何かが決まっても、担当と期限が曖昧なままでは、実行されずに消えてしまいやすい。
実行されるアクションアイテムの 4 要素
- Who
- 誰が責任者か
- What
- 何を完了させるか
- When
- いつまでに完了するか
- How
- どの方法・場所で報告するか
良いアクションアイテムと悪いアクションアイテムの差
実行されない: 「マーケと連携を強化する」
実行される: 「田中: マーケ部の山田さんと 6/3 までに 30 分 MTG 設定」
実行されない: 「コストの試算をする」
実行される: 「鈴木: 6/5 17:00 までにオプション A/B のコスト試算を Notion 投稿」
実行されない: 「次回までに方針を固める」
実行される: 「PM: 6/10 の次回会議で方針 A を提案、議論時間 20 分確保」
記録と追跡のフォーマット
アクションアイテムは議事録の中に埋もれさせず、専用セクションで明示する。Markdown 形式の場合、チェックボックスを使うと進捗管理がしやすい。
## アクションアイテム
- [ ] @田中 - 6/3 までに ○○ レビュー完了
- [ ] @鈴木 - 6/5 までに △△ 試算
- [x] @PM - 5/30 までに次回アジェンダ確定 (完了済み)
タスク管理ツールへの連携
議事録 → タスクツールへの転記
- Asana / Jira / Linear / Notion などへ 24 時間以内を目安に転記
- Otter / tl;dv などの AI 議事録ツールには、タスクツールへの連携機能を備えるものもある
- タスク化しておくと、進捗の把握や期限前の通知をツール側に任せやすくなる
- 議事録だけだと、検索性が低く埋もれやすい
運用が崩れる典型パターン
アクションアイテムの運用は「書くこと」ではなく「次の会議で見返すこと」で維持される。前回のアクションアイテムを冒頭で確認しない会議では、書いたものが放置されても誰も気づかず、やがて形骸化する。もう一つの崩れ方は「全員」を担当者にすることだ。全員の担当は誰の担当でもなくなり、手つかずのまま残りやすい。担当者は原則として 1 名に絞り、複数人が関わるタスクは主担当と分担を分けて書く。