ビジネス会議の日程調整マナー

日程調整の依頼は、相手の時間に対する敬意の表れだ。特にビジネスシーンでは、調整の仕方や依頼文の書き方ひとつで相手が受ける印象が変わり、信頼関係を左右する。社内外の会議で失礼にならない日程調整の作法を、場面別に整理する。

候補日提示の基本マナー

上位者・社外への配慮

役職が上の相手や社外の相手に日程調整を依頼する場合、次の点に注意する。

1. 候補日は相手に先に出してもらう。「ご都合の良い日時をいくつかお教えいただけますでしょうか」が基本形
2. 自分から出す場合は幅広く。最低 5 候補、できれば 1 週間分の空き時間を提示する
3. 所要時間と場所を先に伝える。「30 分程度、オンラインでお願いできればと存じます」のように書く
4. 変更への柔軟性を示す。「上記以外でもご調整可能ですので、お気軽にお申し付けください」と添える

返信期限の設定

返信期限は相手との関係性と緊急度に応じて設定する。

リスケ (日程変更) のマナー

やむを得ず日程を変更する場合は、以下の原則を守る。

• 判明した時点で即座に連絡する (当日キャンセルは最も印象が悪い)
• 理由を簡潔に伝える (詳細すぎる言い訳は逆効果)
• 代替候補を同時に提示する (「いつがよろしいですか」だけでは相手に負担をかける)
• 2 回目のリスケは極力避ける (信頼を大きく損なう)

あわせてドタキャン防止の仕組みづくりも参考になる。

メール・チャットでの依頼文テンプレート