バーベキューの日程の決め方 - 雨の予備日を候補に入れる段取り
炭 / 氷 / 肉 / 紙皿。バーベキューの買い出しは、どれも人数が 1 つに決まらないと量が出せない。 そして揃えた物のうち、生鮮と氷は 1 日流れただけで持ち越せなくなる。 屋内の集まりなら日程が動いても失うのは会場の予約だけだが、屋外の集まりでは物が先に動いてしまう。
だから屋外の日程は、開催日と一緒に「雨で流れたときの行き先」まで決めてから配る。 予備日を最初から候補表に載せておけば、前日に幹事が決めることは「予定どおりか、予備日か」の二択に縮む。
予備日を候補表に同居させる
屋外の集まりでは、候補日を「本命」と「予備」の 2 種類に分けて同じ表に並べる。 本命だけを聞いて後から予備日を追加すると、予備日の出欠を集め直す手間が二重にかかり、 そのうえ「本命に ○ をつけた人が予備日も空いているか」が分からないまま当日を迎えることになる。
並べ方は単純で、候補の名前に役割を書き込むだけでよい。 「6 月 14 日 (土) 本命」「6 月 15 日 (日) 予備」「6 月 21 日 (土) 予備 2」のように書けば、 回答する側も「本命が流れたらこの日に動く」と理解して ○△× をつけられる。
予備日の置き方は 3 通りある
予備日をどこに置くかで、会場の予約と参加率のどちらを守るかが変わる。集まりの性格に合わせて選ぶ。
| 予備日の置き方 | 会場の予約 | 参加率 | 向く場面 |
|---|---|---|---|
| 翌日 (同じ週末のもう 1 日) | 2 日連続で押さえられる会場に限られる | 落ちにくい。買い出した食材も持ち越せる | 少人数 / 会場を連日で確保できるとき |
| 翌週の同じ曜日 | 取り直しになるが空き枠は見つけやすい | 1 週間空くため数人が抜けやすい | 大人数 / 会場の連日確保が難しいとき |
| 屋根のある区画へ移す | 屋根付き区画を別枠で仮予約しておく | 日付が動かないので落ちない | 日付を動かせない歓迎会や送別会を兼ねるとき |
3 連休のうち 2 日を本命と予備に割り当てられれば、会場も参加者もいちばん動かしやすい。 候補を組む前に祝日 / 連休カレンダーで連休の並びを見ておくと、 「本命の翌日が平日で誰も来られない」という組み方を避けられる。
中止の判断を人ではなく基準に任せる
幹事が前日に迷うのは、判断が幹事の主観に置かれているからだ。 判断の材料と時刻を先に公表しておけば、幹事は基準を読み上げる役に回れる。
気象庁が発表する降水確率は、その時間帯に 1 ミリ以上の雨が降る確率として定義されている。 雨量の多さや降り続く長さを表す数字ではないため、「何 % で中止」という線引きは幹事が集まりの性格に合わせて決めるしかない。 炭火を扱う集まりなら低めに、屋根付き区画を確保できているなら高めに置く。
降水確率の目盛りを 1 本引いて、行き先を先に割り当てておく
- 基準の左に落ちたら、集合場所と時刻をそのまま流す
- 基準の右で、予備日に本命の 8 割が回答していれば振替。予備日の回答をそのまま新しい出欠として扱う
- 基準の右で、予備日の回答が本命の 8 割に届かないなら中止。買い出しを止め、会費は集めない
※ 判断の時刻を 18 時のように 1 点に固定しておくと、それより前の問い合わせに「18 時に一斉に流します」と一言で答えられる
バーベキューの締切は買い出しの日から逆算する
屋外の集まりの締切は、会場の予約日ではなく食材の買い出し日から切る。 肉と飲み物の量は人数でしか決まらず、買い過ぎた分は翌日に持ち越せない。
- 人数の締切は買い出しの 2 日前。前日の朝に締切を置くと、買い出しの直前に数字が動いて足りない品が出る
- 締切後の追加は「飲み物だけ」に限る。当日に増えた人の分は、現地の売店か持ち寄りで吸収する設計にしておく
- 予備日の回答は締切を分けない。本命と同時に集め、前日の判断に使えるようにしておく
- 会費の徴収は決行が確定してから。先に集めると中止のときに返金の手間が残る
道具と食材の分担を出欠と一緒に聞く
バーベキューでは、誰が来るかと同じくらい「何が現地に届くか」が成否を分ける。 炭と着火剤とトングが 3 つずつ集まり、氷とごみ袋が 1 つも無いという事故は、出欠と分担を別々に聞いたときに起きる。
出欠表の候補と同じ画面で持ち物の担当が見えていれば、参加すると答えた人がそのまま自分の担当を見つけられる。予備日を含めた候補日を並べるところまでピックデーで済ませ、持ち物の一覧はコメント欄か案内文に添える。 登録の手続きを挟まないので、当日だけ合流する人にも同じ URL をそのまま渡せる。
担当を割るときは、重い物と冷たい物を最寄り駅から近い人に寄せる。 炭 (重い) / 氷とクーラーボックス (重くて溶ける) / 生鮮 (保冷が要る) の 3 つは、現地までの移動時間が短い人に持たせるだけで当日の負荷が変わる。
雨で流れた日の連絡文をあらかじめ書いておく
前日 18 時に迷わないための最後の準備は、連絡文を先に書いてしまうことだ。 決行 / 振替 / 中止の 3 通を候補日を出した日に下書きしておけば、当日の夜は日付を差し替えて送るだけになる。
振替を伝える文の骨格
- 結論を先に (「明日は雨のため、予備日の 15 日 (日) に振り替えます」)
- 判断の根拠を一行で (「18 時の予報で降水確率が基準を超えたため」)
- 変わらないものを明示 (「集合場所と時刻は同じです」)
- 回答の要否を明示 (「予備日に ○ をつけた方はそのまま参加として扱います」)
- 都合が変わった人の逃げ道 (「15 日が難しい方はこの連絡に返信してください」)
振替の連絡で最も効くのは 4 番目だ。 「もう一度出欠を取り直します」と書いた瞬間に、幹事の作業は振り出しに戻り、参加者の熱も冷める。 予備日の回答を最初から集めておくのは、この一文を書けるようにするためでもある。
当日の欠席が読みにくい集まりでもあるので、ドタキャン防止の仕組みと合わせて、 人数が減っても成立する食材の量を決めておくとよい。