仮予約
読み: かりよやく
正式確定前に暫定的に日時を押さえておく状態で、カレンダー上では区別して表示されます。
仮予約 (Tentative) とは、日程が完全に確定していない段階で、カレンダー上に暫定的に予定を押さえておく状態を指す。カレンダーアプリケーションによっては、確定した予定とは異なる表示 (斜線パターン、薄い色、点線の枠など) で区別される。仮予約は「この時間帯は使われる可能性がある」というシグナルを他者に伝える役割を果たす。
仮予約と確定予約の違い
| 観点 | 仮予約 (Tentative) | 確定 (Confirmed) |
|---|---|---|
| カレンダー表示 | 斜線 / 薄色 / 点線 | 塗りつぶし / 実線 |
| 空き時間表示 | ツールにより「空き」扱いの場合あり | 「予定あり」として表示 |
| 変更の容易さ | 比較的容易に変更 / キャンセル可能 | 変更には関係者への連絡が必要 |
| 他者への影響 | 同時間帯に別の予定を入れられる場合あり | 重複警告が表示される |
仮予約の運用上の注意
仮予約を多用しすぎると、カレンダーが「仮」だらけになり、実際の空き時間が分かりにくくなる。仮予約に確定期限を設け、期限を過ぎたら削除するか、出欠確認を経て確定に切り替えるルールを置く方法がある。
ダブルブッキングのリスクを減らすためにも、仮予約の状態を長期間放置しないことが重要だ。目安として、仮予約から 48 時間以内に確定または解除を判断する決め方もある。
ツールごとの「仮」の扱いの違いに注意
カレンダーツールによって、仮予約の空き時間計算上の扱いが異なる。仮承諾の予定を「予定あり」として扱うツールでは、日程調整ツールがその枠を候補から外してしまい、実際には流れるかもしれない仮予定が空き枠を塞ぐ。逆に「空き」として扱うツールでは、仮押さえ済みの枠に別の予定が入ってくる。自分の環境がどちらの挙動かを一度確認しておくと、「押さえたはずの枠に会議が入った」型の事故を減らせる。