仮予約
読み: かりよやく
正式確定前に暫定的に日時を押さえておく状態で、カレンダー上では区別して表示されます。
仮予約 (Tentative) とは、日程が完全に確定していない段階で、カレンダー上に暫定的に予定を押さえておく状態を指す。カレンダーアプリケーションでは通常、確定した予定とは異なる表示 (斜線パターン、薄い色、点線の枠など) で区別される。仮予約は「この時間帯は使われる可能性がある」というシグナルを他者に伝える役割を果たす。
仮予約と確定予約の違い
| 観点 | 仮予約 (Tentative) | 確定 (Confirmed) |
|---|---|---|
| カレンダー表示 | 斜線・薄色・点線 | 塗りつぶし・実線 |
| 空き時間表示 | ツールにより「空き」扱いの場合あり | 「予定あり」として表示 |
| 変更の容易さ | 比較的容易に変更・キャンセル可能 | 変更には関係者への連絡が必要 |
| 他者への影響 | 同時間帯に別の予定を入れられる場合あり | 重複警告が表示される |
仮予約の運用上の注意
仮予約を多用しすぎると、カレンダーが「仮」だらけになり、実際の空き時間が分からなくなる問題が生じる。仮予約には必ず確定期限を設け、期限を過ぎたら自動的に削除するか、出欠確認を経て確定に切り替えるルールを設けるとよい。
ダブルブッキングのリスクを減らすためにも、仮予約の状態を長期間放置しないことが重要だ。目安として、仮予約から 48 時間以内に確定または解除の判断を行うのが望ましい。
現場での使用例
「来週木曜の 15 時、クライアントとの打ち合わせが入りそうなので仮予約で押さえておきます。明日中に確定するので、それまで空けておいてもらえますか？」
「カレンダーに仮予約が 3 つ入ってるんですが、どれが確定でどれが流れそうですか？ 別の会議入れたいんですけど」