承諾率
読み: しょうだくりつ
送信した会議招待に対して「参加」と回答された割合で、チームの日程調整効率を測る指標です。
承諾率 (Acceptance Rate) とは、送信した会議招待に対して「参加」と回答された割合を指す。Google カレンダーや Outlook では、招待に対する「承諾 (Accept)」「仮承諾 (Tentative)」「辞退 (Decline)」の回答を自動集計しており、この承諾の割合がチームの日程調整効率を測る重要な指標になる。
会議の種類による傾向
承諾率は会議の種類によって大きく変わる。関係の近い 1on1 や少人数のチーム定例は高くなりやすく、大人数の全社会議や、関係がまだ浅い社外との調整では下がりやすい。重要なのは絶対値の高低よりも変化で、同じ会議の承諾率が下がり始めたら、それは会議の設計を見直すシグナルだ。
承諾率を高める要因
承諾率は会議の設計次第で大きく変動する。アジェンダの事前共有、適切なタイムスロットの選択、参加者の絞り込みが主要な改善レバーだ。
承諾率を高める施策
- アジェンダを招待と同時に共有する (参加する理由が明確になる)
- 所要時間を 30 分以内に抑える (拘束の心理的ハードルが下がる)
- 必須参加者と任意参加者を明確に分ける
- 相手の集中時間を侵食しにくい日中の時間帯に設定する
- 先すぎる日程を避け、直近 1-2 週間で提案する
承諾率が低い場合の対処
承諾率が 60% を下回る会議は、そもそも会議の必要性を再検討すべきだ。非同期コミュニケーションで代替できないか、参加者を減らせないかを検討する。承諾率の低さは「この会議は自分に関係ない」という参加者からの無言のフィードバックである。
指標として使うときの注意
承諾率を組織の指標として運用する場合、「承諾したが欠席」を見落とすと数字が実態を上回る。承諾率と実際の出席率をセットで追跡し、乖離が大きい会議は形式的な承諾が常態化しているサインと読む。また、上司が主催する会議は断りにくさから承諾率が高く出る構造的な偏りがあるため、役職をまたいだ会議どうしを承諾率だけで比較するのは適切でない。