忘年会组织者的倒推日程：在餐厅订满的 12 月先定下日程

向所有人通知“定在 12 月第 2 周的周五”之后，开始给店家打电话，却连续被 5 家拒绝。 忘年会（日本的年终聚餐）的组织者最容易犯的就是这种顺序上的失误。 12 月的餐饮店，周五和周六最先订满，越接近中旬空位越少。 先定日程再找店的做法，定下的日子已经是没有空位的日子了。

唯独忘年会，要让日程协调与确认店家空位同时进行。 在发出候选日期之前，先向几家店询问空位情况，再从有空位的日子中制作候选。只要调换顺序，大部分返工就会消失。

忘年会以举办日的 10 周前为零点

12 月上旬举办的话，10 月上旬就是开始行动的时期；下旬举办的话则是 10 月中旬。 太早的话参加者的日程还没排满，收不到回答，所以先只完成确认店家，从 8 周前开始分发候选日期就可以了。

候选日期不要只偏向周五

12 月的周五，公司内其他部门和客户都盯着同一天。把 4 个周五作为候选，参加率虽高，店家的选择却几乎不剩。 混入周四和周三，同样的人数能预订的店家数量就会不同。

• 12 月上旬容易留有空位。这是在年末的繁忙正式开始之前，参加者一方的日程也还没排满
• 中旬的周五和周六竞争最激烈。若要瞄准这里，前提是 10 周前就确认预订
• 20 日以后会碰上回乡和年末的赶工。有很多部门忙于年末结算工作时，就从候选中排除
• 候选 4 天。从 2 个候选周中各选 2 个星期几，回答就不会过于分散

候选定为 4 天时就准备出席表。用 PickDay 制作出席表时，在回复期限旁写上理由“在这天之前向店家告知人数”。 能看到截止日依据的请求，比同样的文案只写期限时回答得更快。

把暂时预订与正式预订分成 2 级

以为要等回答齐了才能订店，开始行动就会延迟。实际上，候选缩到 4 天的阶段就可以着手占位了。

• 暂时预订 2 家。以要放弃一家为前提来占位，一定要问清暂时预订的有效期限
• 先确认产生取消费的日期。这一天决定整个安排的截止日
• 以最低保证人数预订。增加人数的变更大多能被接受，减少人数的话费用却退不回来
• 先定会费的上限再选店。12 月是与其他聚会开销重叠的月份，会费一涨就会成为缺席的理由

根据取消费用的产生日倒推截止日

“请尽早”是推动不了回答的。把产生取消费的日期减去 3 天作为最终截止日，用日期和时间标明。

把未回复的人算进参加预估来预订，空位的部分就会摊到参加者的会费上。 12 月同一周里容易插进别的聚会，△的回答当天会倒向哪一边，无法用和其他月份一样的感觉来预估。△的人数不计入预订人数，只用截止时的○告知店家，账目更不容易乱。

倒推截止日的方法本身与回复期限的设计相同， 包括临近缺席在内的准备汇总在防止临时爽约的机制中。

会费和时间的设计会改变参加率

• 会费把零头进位后提前通知。当天收钱快，也能避免组织者垫付差额
• 不喝酒的人会费分开。候选日期的通知文中有这一行，犹豫回答的人就会减少
• 第一场 2 小时结束。先通知结束时间，第二天有安排的人也容易参加
• 第二场自愿参加并另行结算。包含在第一场的会费中，就会成为不参加者的负担

当天 30 分钟前确认的 3 点

向店家再次确认人数和开始时间，会费在接待处先收齐。把晚到的人的座位集中在门口一侧，进行中的走动就会减少。 只要把握好这 3 点，当天的组织者在干杯之后自己也能回到参加者的身份。