Cómo optimizar y revisar las reuniones periódicas

En muchas organizaciones, reuniones periódicas que en su día fueron necesarias siguen celebrándose por inercia. En una encuesta que Atlassian publicó en 2024 (realizada a unos 5.000 trabajadores del conocimiento de 4 continentes), el 72 % de las reuniones se calificó de «ineficaz» y el 78 % de los encuestados respondió que tenía tantas reuniones que le costaba avanzar en su propio trabajo. Revisar y optimizar las reuniones periódicas de forma regular repercute en la productividad de todo el equipo.

Criterios para revisar una reunión periódica

Si se cumple aunque sea uno de los criterios siguientes, conviene plantearse suprimir esa reunión periódica o cambiar su formato.

Optimizar la frecuencia

Una reunión semanal que se mantiene aunque cada vez tenga pocos temas merece probar a hacerla cada dos semanas. La clave al reducir la frecuencia es preparar al mismo tiempo un mecanismo que la complemente con comunicación asíncrona. Con ese complemento, se abre la posibilidad de reducir a la mitad el tiempo de reunión manteniendo la calidad de la información compartida.

Optimizar la duración

Acortar la duración predeterminada de las reuniones es una de las optimizaciones más fáciles de introducir. El experimento de Bluedorn y sus colegas (1999) informó de que las reuniones sentados duraban un 34 % más que las reuniones de pie, sin diferencias en la calidad de las decisiones. La difusión del formato de reunión de pie (15 minutos como máximo) se debe en gran parte a esta propiedad de no perder calidad al acortarse.

Optimizar los participantes

La «regla de las dos pizzas» de Amazon (que el número de participantes no supere al que pueden alimentar dos pizzas) es famosa, pero en las reuniones periódicas conviene ser aún más estricto. La «regla de 7» que presenta «Decide & Deliver» (2010), de Bain & Company, sostiene que, cuando un grupo de decisión supera las 7 personas, cada persona añadida reduce la eficacia de las decisiones en torno a un 10 %.

Divida a los participantes en 3 niveles, «obligatorio», «opcional» y «solo para información», y a los opcionales compártales el acta en lugar de convocarlos. Así resulta más fácil establecer un día sin reuniones y también ayuda a prevenir la fatiga de reuniones.

Hacer una revisión trimestral

Optimizar las reuniones periódicas no es una tarea de una sola vez: es importante mantener un ciclo de revisión cada trimestre. En concreto, pregunte a todos los participantes de cada reunión periódica «¿Qué problema habría si esta reunión desapareciera?» y considere candidatas a suprimir las reuniones que no obtengan una respuesta clara. Teniendo presente cuándo usar en su lugar la comunicación asíncrona, limite las reuniones periódicas a las situaciones que de verdad requieren un debate síncrono.