Reunión periódica
Formato de reunión que se celebra de forma repetida con una periodicidad fija, como semanal o mensual.
Una reunión periódica es una reunión que se celebra de forma repetida con un ciclo fijo, como cada semana / cada dos semanas / cada mes. Muchas organizaciones la utilizan como espacio para compartir información en el equipo, revisar el avance y tomar decisiones. Según un artículo de Harvard Business Review (Stop the Meeting Madness, 2017), los altos directivos dedican de media casi 23 horas semanales a reuniones, un gran aumento frente a las menos de 10 horas de la década de 1960.
Tipos y frecuencia de las reuniones periódicas
| Tipo | Frecuencia | Objetivo | Duración |
|---|---|---|---|
| Reunión diaria de pie | Cada día | Compartir el avance / detectar bloqueos a tiempo | 15 minutos |
| Reunión periódica del equipo | 1 vez por semana | Revisión semanal y planificación | 30-60 minutos |
| Reunión de departamento | 1-2 veces al mes | Compartir información entre departamentos | 60 minutos |
| Reunión de toda la empresa | 1 vez al mes / trimestral | Política de la dirección / informes a toda la empresa | 60-90 minutos |
Cómo optimizar las reuniones periódicas
Si las reuniones periódicas se mantienen por inercia, se vacían de contenido con facilidad. Es importante revisar una vez por trimestre si «esta reunión es realmente necesaria» y decidir suprimir o espaciar las reuniones cuyo objetivo se ha diluido. Además, compartir el orden del día con antelación y fijar la regla de saltarse las semanas sin temas permite aprovechar bien el tiempo de los asistentes.
Rasgos propios de las reuniones periódicas
Las reuniones periódicas tienen 2 rasgos propios que no tienen las reuniones puntuales. Primero, una vez programadas, la decisión de suprimirlas tiende a no ser responsabilidad de nadie, y suelen continuar por inercia incluso cuando la necesidad ya ha desaparecido. Como la repetición del calendario empuja hacia «seguir celebrándola», conviene fijar una condición de cierre (al terminar el proyecto / en la revisión trimestral) en el momento de crearla. Segundo, a cambio de que el coste de coordinación de cada sesión sea cero, también baja la barrera psicológica para faltar / llegar tarde. Cuando la asistencia a una reunión periódica empieza a bajar, el problema no suele ser el horario sino la necesidad.