Día sin reuniones
Iniciativa que fija en toda la organización un día sin reuniones para dedicarlo al trabajo concentrado o creativo.
Un día sin reuniones es una práctica por la que una organización o un equipo establece un día concreto de la semana como «día en el que no se convocan reuniones». Su objetivo es evitar las interrupciones del trabajo por las reuniones y asegurar bloques largos de trabajo concentrado. Shopify hizo en 2023 una «gran limpieza de reuniones» en toda la empresa y suprimió la mayoría de las reuniones periódicas, y Asana institucionalizó todos los miércoles como «No Meeting Wednesday».
Casos de empresas que lo han implantado
| Empresa | Medida | Efecto comunicado |
|---|---|---|
| Shopify | Eliminación de todas las reuniones periódicas + día sin reuniones los miércoles | Gran reducción del tiempo de reuniones |
| Asana | Todos los miércoles como día sin reuniones | Bloques largos de trabajo concentrado |
| Meta | Recomendación del miércoles como día sin reuniones | Mayor productividad de los ingenieros |
| Basecamp | Reuniones internas limitadas a 1 por semana | Consolidación de una cultura asíncrona |
Claves para que funcione
Para que el día sin reuniones no se quede en papel mojado, es importante que la dirección sea la primera en respetar la norma, que se definan con claridad los criterios para admitir excepciones (por ejemplo, permitir solo la atención a clientes o las emergencias) y que se implante un mecanismo que bloquee automáticamente las reuniones en el sistema de calendario.
El tiempo de concentración también funciona bien en combinación: se recomienda ampliar de forma progresiva el tiempo de trabajo concentrado, por ejemplo protegiendo además las mañanas de los demás días como tiempo de concentración. Para prevenir la fatiga de reuniones no basta con el esfuerzo individual: es imprescindible diseñar normas a nivel de organización.
La elección del día también tiene su lógica
No es casualidad que se elija a menudo el miércoles como día sin reuniones. El lunes se dedica a alinear la planificación de la semana y el viernes a los informes de cierre, así que en los dos extremos de la semana la demanda de coordinación síncrona es alta. Si se deja libre el miércoles, a mitad de semana, el tiempo de concentración cae en el «valle de la coordinación» y también resulta relativamente fácil recolocar las reuniones. Además, tiene ventajas dejar que cada equipo elija el día en lugar de fijarlo para toda la empresa a la vez: los equipos que colaboran mucho con otros departamentos pueden hacerlo coincidir con el día de esos departamentos y adaptar la práctica a su realidad.