Glosario
Definiciones de términos de coordinación de horarios y gestión del tiempo.
A
- Acta de reuniónDocumento que recoge el contenido, los acuerdos y las tareas de seguimiento de una reunión. También sirve para informar a quienes no asistieron.
- Aparcamiento de temas (parking lot)Espacio donde se dejan en espera los temas que surgen en una reunión pero se salen del hilo principal. Es una técnica de facilitación que evita que el debate se desvíe.
- Ausencia sin avisoNo acudir sin avisar a una reunión o reserva ya confirmada. A diferencia de la reprogramación, daña de forma decisiva la relación de confianza.
B
C
- CalDAVProtocolo de acceso a datos de calendario que amplía WebDAV y se usa para sincronizar servidores y clientes.
- Calendario compartidoFunción que muestra la agenda propia a los miembros del equipo para que les resulte fácil ver los huecos libres y convocar reuniones.
- Comunicación asíncronaForma de intercambiar información en la que los participantes no necesitan estar conectados al mismo tiempo y cada uno participa cuando le conviene.
- Confirmación de asistenciaProceso de pedir de antemano a cada persona si asistirá a un evento o reunión para conocer el número de participantes.
- Coordinación de fechasProceso de cotejar la disponibilidad de varios participantes y fijar una fecha y hora en la que puedan asistir todos o la mayoría.
D
- Día sin reunionesIniciativa que fija en toda la organización un día sin reuniones para dedicarlo al trabajo concentrado o creativo.
- DisponibilidadTérmino empresarial que designa el estado de tener libre una fecha y hora concretas para poder asistir, o la información sobre ese estado.
- Doble reservaSituación en la que varios eventos coinciden en la misma franja horaria. Su causa principal es una mala gestión del calendario.
- Doodle (coordinación de fechas por votación)Método de coordinación de fechas que reúne la disponibilidad para cada fecha candidata mediante una votación del tipo ○△×. Toma su nombre de la herramienta suiza homónima.
E
- Encuesta de fechasMétodo de coordinación en el que los participantes votan su disponibilidad para varias fechas y horas candidatas y se elige la que reúne más votos.
- Enlace de reservaURL de una página de reservas que refleja los huecos libres propios. Basta con compartirla para que la otra persona reserve una fecha con un solo clic.
- Exceso de reunionesSituación en la que el número o la duración de las reuniones de una organización es excesivo y ocupa el tiempo del trabajo propio. Socava la calidad de las decisiones y el compromiso de los empleados.
F
- FacilitadorPersona que conduce la reunión, impulsa el debate, saca a la luz las opiniones de los participantes y ayuda a alcanzar el consenso.
- Fecha límite de respuestaFecha y hora en que se cierran las respuestas de una coordinación de fechas. Fijarla bien evita que la coordinación se alargue.
- Franja horariaSegmento concreto de tiempo que se presenta como opción en la coordinación de fechas.
H
- Herramienta de coordinación de fechasNombre genérico de los servicios en línea que automatizan la propuesta de fechas candidatas, la recogida de respuestas y la elección de la mejor fecha.
- Horario de atención (office hours)Franja de la agenda que una persona o un rol abre para atender consultas. Agrupa las consultas imprevistas y protege el tiempo de concentración.
- Horario de veranoSistema que adelanta los relojes una hora en verano. Al coordinar fechas con países que lo aplican, hay que tener en cuenta que la diferencia horaria cambia dos veces al año.
I
- iCal/iCalendarFormato estándar (RFC 5545) para intercambiar información de calendario que permite la interoperabilidad entre aplicaciones distintas.
- Invitación de calendarioDatos de solicitud de asistencia a una reunión que se envían como archivo ICS adjunto a un correo o entre aplicaciones de calendario. Se puede responder con Aceptar, Rechazar o Provisional.
L
- Límite de reunionesSistema que fija de antemano el número máximo de reuniones o el tiempo máximo permitido por día o por semana para proteger el tiempo de concentración.
- Lluvia de ideasTécnica en la que varias personas aportan ideas con libertad para ampliar y luego acotar las soluciones. Es una técnica clásica de creatividad propuesta por Osborn en 1953.
O
P
- Página de reservasPágina web propia que genera una herramienta de coordinación de fechas y en la que la otra persona puede reservar directamente uno de los huecos libres.
- Parte interesadaPersona o grupo que influye en el resultado de un proyecto o una decisión, o que se ve afectado por él. También se le llama stakeholder.
- Plazo de antelaciónPeriodo mínimo de preparación necesario entre la solicitud de coordinación y la celebración de la reunión. En las herramientas de reserva se usa para controlar la fecha más próxima que se puede reservar.
Q
R
- RACIMarco que aclara los roles de las personas implicadas en un proyecto con las iniciales de Responsible, Accountable, Consulted e Informed.
- RecordatorioUna de las medidas básicas para evitar las ausencias sin aviso: enviar un aviso antes del evento para que los participantes vuelvan a comprobar la fecha y la hora.
- Registro de decisionesDocumento que recoge en orden cronológico las decisiones importantes de una organización o un proyecto. Conserva lo decidido y sus motivos para poder consultarlos después.
- Regla de las dos pizzasPauta sobre el tamaño de los equipos propuesta por Jeff Bezos, de Amazon: un grupo en el que dos pizzas no bastan para alimentar a todos es demasiado grande.
- ReprogramaciónCambio de un evento ya confirmado a otra fecha y hora. En Japón se abrevia como «risuke» y es un ajuste habitual en el entorno empresarial.
- Reserva provisionalEstado en el que se aparta una fecha y hora de forma provisional antes de su confirmación oficial. En el calendario se muestra de forma diferenciada.
- RetrospectivaReunión en la que el equipo hace balance al cierre de una etapa de un proyecto o un sprint. Forma parte estándar de Scrum, dentro del desarrollo ágil.
- Reunión de arranque (kickoff)Reunión en la que, al iniciar un proyecto o una actividad, todas las personas implicadas comparten el objetivo, el alcance, los roles y el calendario.
- Reunión de pie (stand-up)Reunión breve de puesta en común de avances que se hace de pie en 15 minutos o menos y que se practica en el desarrollo ágil.
- Reunión general (all-hands)Encuentro periódico que reúne a todos los miembros de la organización. Su contenido principal es la visión de la dirección, el informe de resultados y una sesión de preguntas y respuestas.
- Reunión periódicaFormato de reunión que se celebra de forma repetida con una periodicidad fija, como semanal o mensual.
- Reunión uno a unoReunión periódica en formato de entrevista entre dos personas, como un responsable y su colaborador o un mentor y su mentorizado.
- RompehielosActividad breve que se hace en encuentros entre desconocidos o en ambientes tensos para romper las barreras psicológicas entre los participantes.
- RSVPAbreviatura del francés Répondez s'il vous plaît, una expresión habitual para pedir que se confirme la asistencia a una invitación.
T
- Tarea de seguimientoSiguiente tarea que surge de una reunión o un debate y que deja claro quién hace qué y para cuándo. Es el núcleo de los mecanismos que aumentan el grado de ejecución.
- Tasa de aceptaciónProporción de invitaciones a reuniones enviadas que reciben la respuesta «asistiré». Es un indicador de la eficiencia con que un equipo coordina fechas.
- Técnica PomodoroMétodo de gestión del tiempo que repite ciclos de 25 minutos de trabajo concentrado y 5 minutos de pausa breve. Lo ideó Francesco Cirillo en la década de 1980.
- Tiempo de concentraciónFranja que se reserva en el calendario para dedicarse sin reuniones ni interrupciones a tareas que exigen una concentración profunda.
- Tiempo de margenTiempo libre que se deja entre reuniones para desplazarse, prepararse o descansar, lo que reduce el cansancio.
- Trabajo profundoEstado en el que se concentran los recursos cognitivos en una sola tarea para producir resultados que exigen un pensamiento profundo. Es un concepto moderno de productividad propuesto por Cal Newport.
- Trabajo superficialTrabajo administrativo o reactivo que no exige un pensamiento profundo y puede hacerse en ratos sueltos. Es un concepto moderno de productividad que se contrapone al trabajo profundo.