カレンダー共有
読み: かれんだーきょうゆう
自分のスケジュールをチームメンバーに公開し、空き時間の確認や会議設定を容易にする機能です。
カレンダー共有とは、自分のスケジュール情報を他者に公開し、互いの空き時間を可視化する仕組みを指す。組織内でカレンダーを共有することで、日程調整にかかるメールの往復を削減し、会議設定の効率を大幅に向上させることができる。Microsoft 365 や Google Workspace では、組織内のメンバーのカレンダーをデフォルトで相互参照できる設定が一般的だ。
共有レベルの設計
| 共有レベル | 見える情報 | 適した対象 |
|---|---|---|
| 空き/予定あり | 時間帯の空き状況のみ | 社外パートナー、他部署 |
| タイトルのみ | 予定のタイトルと時間帯 | 同じ部署のメンバー |
| すべての詳細 | タイトル、場所、参加者、メモ | 直属の上司、秘書 |
| 編集権限 | 予定の追加・変更が可能 | 秘書、アシスタント |
プライバシーとの両立
カレンダー共有で最も重要なのは、プライバシーと利便性のバランスだ。通院や個人的な予定は「非公開」に設定することで、時間帯は「予定あり」と表示されるが詳細は隠せる。iCalendar 形式では、イベントの CLASS プロパティで PUBLIC / PRIVATE / CONFIDENTIAL を指定できる。
組織外との日程調整では、CalDAV プロトコルを介したカレンダー連携や、日程調整ツールの「空き時間公開」機能を活用することで、カレンダー全体を公開せずに必要な情報だけを共有できる。
現場での使用例
「新しく入ったメンバーのカレンダー共有設定、チーム内は『タイトルのみ』で公開するように IT に依頼しておいてください」
「カレンダー共有してもらってるので空き時間は見えるんですが、水曜の午後ブロックされてるのは動かせない予定ですか？」