会議コストの計算 - 1 時間の打合せはいくらか

会議室を 1 時間使うのに、いくらかかるか即答できる人は意外に少ない。会議は時間を使うだけでなく、参加者の時給を消費する金額のかかる活動だ。日程調整ツール大手 Doodle の試算 (State of Meetings Report 2019) では、準備や運営が不十分な会議が米国で生むコストは年間 3,990 億ドルに達する。

会議コストの基本計算式

会議コストの計算は単純で、参加者全員の時給合計に時間を掛けるだけだ。ここに会議室・機材の固定費を加える。

役職別の会議コスト概算

日本の典型的な企業を想定し、役職ごとの 1 時間あたりの会議コストを試算する。以下の表では、社会保険料・福利厚生などの間接コストを含めた総人件費を年収の 1.3 倍と仮定した「総人件費ベース」で計算している。実際の比率は企業の制度によって変わるため、自社の数値がわかる場合はそちらに置き換えて読んでほしい。

上の表の 1 時間コストで比べると、役員 1 名の 1 時間は新入社員の約 5 倍 (14,400 円 ÷ 2,900 円) にあたる。会議に呼ぶか否かは、議題の重要度だけでなく、その人の単価との見合いで考えたい。

典型的な会議シナリオのコスト試算

実際の会議パターンに上記の単価を当てはめると、その金額の重みが見えてくる。

全社朝会を年間 1,080 万円という数字で見ると、その内容が本当にそのコストに見合うかという視点が生まれる。定例会議の最適化はコストカットの観点でも有効な施策だ。

会議コストを削減するレバー

会議コストの構造式から、削減できる変数は限られている。それぞれの効果と難易度を整理する。

このうち着手のハードルが低いのは、上の表で難易度が「低」の「時間を短くする」だ。1 時間の枠を 45 分に変更すると、参加者と単価が同じでも拘束時間が 4 分の 3 になるため、その会議のコストは 25% 下がる (60 分 → 45 分の算術)。バッファタイムの確保にも貢献するため、副次効果も大きい。

会議招集時にコストを表示する効果

実例もある。Shopify は 2023 年に、会議招待へ概算コストを自動表示する「会議コスト計算機」を社内導入した。参加人数と時間からその会議の金額が招集者に見えるようにする仕組みだ。「自分が招集する 5 名 × 1 時間の会議は 3 万円かかる」と可視化されるだけで、招集側の判断が変わる。

コスト試算は完璧でなくてよい。概算で十分だ。重要なのは「会議には金額がかかっている」という認識を組織に浸透させることだ。アジェンダの事前共有やミーティングキャップの導入は、コスト意識の延長線上にある施策である。

会議コストは経常費用に溶け込んでいる

会議のコストが見過ごされやすいのは、それが設備投資のような目に見える支出ではなく、人件費という経常費用の中にひっそり溶け込んでいるからだ。給与として既に支払われている時間は、追加コストとして可視化されない。だが、生産性の機会損失という観点では、会議は紛れもなく実費として消費されている。

会議を主催する立場になったら、その会議にいくらかかるかを計算してみるとよい。「6 人で 1 時間」という意識が「3 万円分の議論」という意識に変わると、議題の選定とアジェンダ設計の精度が変わる。会議疲れの防止と非同期コミュニケーションの組み合わせで、組織全体の見えないコストを取り戻せる。自分のチームの 1 週間分の会議を棚卸しして合計コストを試算すれば、どの定例から手を付けるべきかは数字が教えてくれる。