バッファタイム
読み: ばっふぁたいむ
会議と会議の間に設ける余裕時間で、移動や準備、休憩に充てることで疲労を軽減します。
バッファタイムは、会議と会議の間に意図的に設ける空き時間のことだ。移動時間の確保、前の会議の振り返り、次の会議の準備、そして脳のリフレッシュを目的として設定される。Microsoft の研究チーム (Human Factors Lab) が 2021 年に発表した脳波測定実験では、休憩を挟まずに会議を連続させた条件でストレス指標の上昇が観測されている。被験者 14 人という少人数を対象にした実験であり、バッファタイムの効果が一般に確立されたことを示すものではない。
Microsoft の研究結果
脳波測定による発見 (2021 年)
- 30 分の会議を休憩なしで 4 連続させると、ベータ波 (ストレス指標) が蓄積的に上昇
- 会議の合間に 10 分の瞑想休憩を挟んだ条件では、ベータ波の低下が観測された
- 休憩なしの条件では、会議への関与度を示す脳波指標も低下を示す値になった (休憩ありの条件では関与の高さを示す値)
- 休憩なしの条件では、会議から次の会議へ切り替わる時間帯にストレス指標が急上昇した (休憩ありでは次の会議開始時の上昇が緩やか)
バッファタイムの設定方法
Google カレンダーには会議の既定の長さを短くする設定があり、30 分の会議を自動的に 25 分に、60 分の会議を 50 分に短縮できる。Outlook にも、予定の終了時刻を早めるか開始時刻を遅らせるかを選んで既定の長さを短くする設定がある。これにより、カレンダー上に自動的に 5〜10 分のバッファが生まれる。
組織レベルでバッファタイムを制度化するという運用もある。例えば、「毎時 55 分には会議を終了する」「連続 3 会議以上を禁止する」といったルールを設けることで、個人の裁量に頼らずバッファを確保できる。会議疲れの防止を個人の心がけだけに任せない、という位置づけの設計だ。
バッファが消える構造
バッファタイムは「余っている時間」に見えるため、放っておくと必ず侵食される。前の会議の延長が食い込み、空いて見えるからと新しい予定が挿し込まれる。守るための要点は 2 つある。第一に、バッファを個人の善意でなくカレンダーの既定値 (自動短縮設定) に埋め込むこと。第二に、会議を時間どおりに終える運用 (終了 5 分前にまとめへ入る進行) をセットにすることだ。短縮設定だけ入れても会議が延びれば、バッファは紙の上の存在で終わる。