ミーティングキャップ
読み: みーてぃんぐきゃっぷ
1 日または 1 週あたりに許容する会議の最大数・最大時間を事前に設定し、集中時間を守る制度です。
ミーティングキャップとは、1 日あたりまたは 1 週あたりに許容する会議の最大数 (または最大時間) を事前に設定する制度だ。個人の集中時間を守るためのセルフマネジメント手法であると同時に、組織レベルで導入することで会議過多の文化を構造的に是正できる。Shopify が 2023 年に全社で導入し、会議時間を 33% 削減した事例が広く知られている。
ミーティングキャップの設定例
| 職種 | 日次キャップ | 週次キャップ |
|---|---|---|
| エンジニア (IC) | 2 時間 / 3 件 | 8 時間 |
| デザイナー | 2.5 時間 / 3 件 | 10 時間 |
| プロダクトマネージャー | 4 時間 / 5 件 | 16 時間 |
| マネージャー | 5 時間 / 6 件 | 20 時間 |
| 経営層 | 6 時間 / 8 件 | 25 時間 |
導入企業の事例
Shopify の「会議コスト計算機」(2023)
- 全社で 12,000 件以上の定例会議を一斉削除
- 3 人以上の会議は水曜のみに制限
- 会議招待時に「この会議のコスト: $X」を自動表示
- 結果: 従業員 1 人あたり週 4.5 時間の会議時間を削減
ツールでの実装
Reclaim.ai や Clockwise などのスケジューリング AI は、ミーティングキャップを設定すると上限に達した日の空き枠を自動的にブロックする。Google カレンダー単体では実現できないが、フォーカスタイムを先にブロックすることで擬似的にキャップを設けられる。
現場での使用例
「エンジニアチームにミーティングキャップ導入したら、最初は『会議が足りない』って声が出たけど、2 週間で慣れた。むしろ会議の質が上がって、ダラダラした報告会がなくなった」
「私のミーティングキャップは 1 日 3 件。4 件目の依頼が来たら『明日以降でお願いします』と返してる。最初は申し訳なかったけど、集中時間が確保できるようになって成果が出てる」