結婚式二次会の幹事の段取り - 日取りが動かない前提で会場と人数を固める

結婚式の二次会の幹事を頼まれた時点で、日付はもう決まっている。挙式と同じ日だ。 だから二次会の幹事に日程調整の余地はない。決められるのは開始時刻と会場と呼ぶ人数の 3 つで、しかもこの 3 つは互いに縛り合う。 会場が決まらないと入る人数が決まらず、人数が決まらないと会場が押さえられない。

この行き止まりを避けるには、会場探しと出欠集めを順番に進めず、2 本のレーンとして並行させる。 会場は仮予約でつなぎ、出欠は締切を 2 つに分けて段階的に固める。

開始時刻は挙式の終わりから決まる

二次会の開始時刻を先に決めてしまうと、披露宴が延びた分がそのまま空白時間になる。逆算の起点は披露宴の終了予定時刻だ。

• 披露宴終了から 60 分以上あける。会場の移動と着替えが入るため、これより短いと開始が押す
• 新郎新婦は 30 分遅れて到着する前提で組む。写真撮影と挨拶が残るので、開始時点では不在と考える
• 先に着いた人が手持ち無沙汰にならない時間を作る。受付後の 30 分は歓談にあて、進行は新郎新婦の到着後に始める
• 終了時刻を先に告知する。二次会の後に三次会へ流れる人と、終電で帰る人が同席するため

呼ぶ範囲を 3 層に分けて上限を割る

誰を呼ぶかは幹事が決める話ではない。ただし、決めるための形は幹事が用意できる。

• 披露宴に出た人。二次会も出る前提で数え、参加しない人だけを引く
• 二次会だけの人。ここが人数の変動要因になるため、招待の連絡を最も早く出す
• 呼べない人。会場の上限で切る形にし、誰を外すかの判断は新郎新婦に返す

会場の上限は新郎側と新婦側で半分ずつに割っておく。先に集まった側から埋めていくと、後から動いた側に枠が残らない。 呼ぶ範囲の相談は口頭でも進むが、決まった一覧は文字で残す。当日の受付で照合するのは、記憶ではなくこの一覧だ。

締切は会場の人数確定日から 2 つ置く

締切を 1 つだけ置くと、その日に集まった人数がそのまま会場へ伝える人数になり、直前の増減を吸収できない。

• 第 1 締切 (4 週前)。おおよその人数をつかむための締切。△のままでよい
• 第 2 締切 (2 週前)。会場へ伝える人数を出す締切。ここでは○と×のどちらかに寄せる
• 締切をキャンセル料の発生日より後に置かない。締切の前に発生日が来ると、人数が読めない状態で支払いが決まる

締切の日付は、店から聞いた人数確定日から前へ数えて決める。詳しい考え方は締切の項にまとめてある。

幹事 2 人の分担を最初に線引きする

二次会の幹事は 2 人体制にし、担当を店側と人側で分ける。同じ相手に 2 人が別々に連絡する状態が、最も手戻りを生む。

• 会場担当。問い合わせ、仮予約、進行表、当日の店との連絡を持つ
• 人担当。招待の連絡、出欠表、リマインド、会費の集金、受付を持つ
• 新郎新婦への確認は 2 人同席で 1 回にまとめる。式の準備で相手の時間は埋まっているため、質問はためて一度に出す
• どちらの担当でもない仕事を書き出しておく。景品の買い出しや司会の手配は、決めないままだと当日まで残る

ピックデーの作成フォームで 1 日だけの出欠表を作れば、集まった名簿を人担当と会場担当が同じ画面で見られる。 表計算のファイルを送り合う形をやめると、どちらが最新かを確認する手間が消える。

当日の受付は 15 分で終わらせる

受付が詰まると、開始時刻ではなく入場の列が二次会の印象を決める。人数が 50 人を超えるなら受付は 2 列にする。

• 名簿は新郎側と新婦側で分ける。五十音でまとめると、来た人がどちらの列に並ぶか分からない
• 会費はつり銭の出ない金額にする。両替の時間が受付の待ち時間になる
• 遅刻者の会費を幹事が立て替えない。回収できないまま終わるため、後から来る人の分は受付に残しておく
• 当日欠席の連絡先を 1 人に固定する。会場担当ではなく人担当に集める

当日に人が来ない事態への備え方はドタキャン対策と共通で、 会場の最低保証人数を下回るかどうかだけは前日までに把握しておく。