歓送迎会の幹事の進め方 - 主賓の都合を先に固めてから候補日を配る

歓送迎会の日程調整で、最初に都合を聞いたのは誰だろうか。 部署の全員に候補日を配り、多数決で決めてから主賓に伝えた場合、その日に主賓が出られない可能性が残る。 送別される人は引き継ぎと有給休暇で予定が動きやすく、迎える人は着任直後で自分の予定を把握していない。 歓送迎会は「主賓が出られる日」が決まらないと、他の誰の都合も意味を持たない集まりだ。

だから順番が逆になる。全員へ候補日を配るのは、主賓の都合を確認した後だ。 ここでは主賓が 1 人の場合と、送る人と迎える人が同時にいる場合で分けて考える。

主賓には候補日を選ばせない

主賓に「この 4 日ならどれがいいですか」と聞くと、自分の会に注文をつける形になり、本人は都合が悪くても「どれでも大丈夫です」と答えてしまう。 聞き方を変えるだけでこれは避けられる。

• 聞くのは不可の日だけ。「10 月中で出社しない日と、外せない予定がある日を教えてください」と依頼する
• 送別側は最終出社日を確認する。有給消化に入ると出社しなくなるため、実質の締切はこの日になる
• 歓迎側は着任 2 週間から 3 週間後を目安にする。着任初週は覚えることが多く、名前と顔が一致してからのほうが会そのものが機能する
• 異動が同時に発生する時期は先に押さえる。同じ週に複数の部署が会場を探す状況になりやすい

主賓に段取りを見せない

出欠表の URL を主賓にも配ると、自分のために誰が来て誰が来ないかが本人に見えてしまう。欠席者の名前が並ぶ画面は、主賓が最も見なくてよいものだ。

• 出欠表は主賓以外に配る。主賓の出席は幹事が代理で記録する
• 贈り物や色紙の相談は別の経路で回す。出欠表のコメント欄に書くと本人に見える前提になる
• 主賓には確定した日時と場所だけを伝える。調整の経過を共有する相手は上長と共同幹事に限る

候補が 3 日に決まったら全員へ配る。ピックデーの作成フォームで出欠表を用意し、主賓を含めない参加者だけに URL を渡せば、集計の画面を本人に見せずに人数を固められる。

歓送迎会の会費と案内文で迷わせない

歓送迎会は参加が任意でも、断りにくい空気がある。会費と終了時刻を先に書くと、参加も欠席も判断しやすくなる。

• 案内文に「主賓の分は参加者で負担します」と明記する。会費の内訳が不明なままだと質問が幹事に集中する
• 会費は当日受付で集める。事前徴収は欠席時の返金処理が幹事の負担になる
• 飲む人と飲まない人で会費を 2 段にする。同額のままだと飲まない人が参加をためらう
• 終了時刻を書く。子どもの迎えや遠距離通勤の人が予定を立てられる

候補日が 1 日しか残らないときの切り替え

主賓の都合と会場の空きを重ねると、選べる日が 1 日だけになることがある。この場合は日程調整をやめ、出欠確認に切り替える。

○と×の 2 択で人数だけを集め、候補を並べない。 選べない候補を並べるとかえって回答が遅れるため、「この日で開催します。参加できるかどうかだけ教えてください」と書いたほうが速い。 判断の分かれ目は主要関係者が誰かで、その人が出られない日は候補に残す価値が無い。

参加人数の読み方や締切の置き方は大人数の日程調整と共通の考え方で扱える。

終わり方を主賓の帰り道から決める

歓送迎会の出来を分けるのは、主賓が最後に気持ちよく帰れたかどうかだ。 終了時刻は主賓の帰りの経路から逆算し、挨拶と贈り物を渡す時間を終盤ではなく中盤に置く。 二次会は任意にし、主賓が抜けるタイミングを幹事が用意しておけば、本人が気を使って残り続ける事態を避けられる。