忘年会の幹事の逆算スケジュール - 店が埋まる 12 月に日程を先に押さえる

「12 月第 2 週の金曜に決まりました」と全員へ告知したあと、店に電話をかけ始めて 5 軒続けて断られる。 忘年会の幹事で最も起きやすいのがこの順番の失敗だ。 12 月の飲食店は、金曜と土曜から先に埋まり、中旬に向かって空きが消えていく。 日程を決めてから店を探す進め方では、決めた日はすでに空席の無い日になっている。

忘年会だけは、日程調整と店の空き確認を並行させる。 候補日を出す前に数軒へ空き状況を聞き、空いている日の中から候補を作る。順番を入れ替えるだけで、やり直しの大半が消える。

忘年会は開催日の 10 週前をゼロ地点にする

12 月上旬の開催なら 10 月上旬、下旬の開催なら 10 月中旬が動き出す時期になる。 早すぎると参加者の予定が埋まっておらず回答が集まらないため、店の確認だけを先に済ませ、候補日を配るのは 8 週前からでよい。

候補日を金曜だけに寄せない

12 月の金曜は、社内の他部署も取引先も同じ日を狙う。金曜 4 日を候補にすると、参加率は高くても店の選択肢がほとんど残らない。 木曜と水曜を混ぜると、同じ人数でも予約できる店の数が変わる。

• 12 月上旬は空きが残りやすい。年末の繁忙が本格化する前で、参加者側の予定も埋まっていない
• 中旬の金曜と土曜は最も競合する。ここを狙うなら 10 週前の予約確認が前提になる
• 20 日以降は帰省と年末進行に当たる。締め作業を抱える部署が多い場合は候補から外す
• 候補は 4 日。2 つの候補週から 2 曜日ずつ選ぶと、回答が分散しすぎない

候補が 4 日に決まった時点で出欠表を用意する。ピックデーで出欠表を作るときは、回答期限の横に「この日までに店へ人数を伝えます」と理由を書いておく。 締切の根拠が見えている依頼は、同じ文面で期限だけを書いた場合よりも回答が早い。

仮予約と本予約を 2 段に分ける

回答が揃うまで店を押さえられないと考えると動き出しが遅れる。実際には、候補が 4 日に絞れた段階で押さえに入れる。

• 2 軒を仮予約する。落とす前提で押さえ、仮予約の有効期限を必ず聞いておく
• キャンセル料の発生日を先に確認する。この日が段取り全体の締切を決める
• 人数は最低保証で予約する。増やす方向の変更は受けてもらえることが多いが、減らす方向は料金が戻らない
• 会費の上限を決めてから店を選ぶ。12 月は他の集まりと出費が重なる月で、会費が上がると欠席理由になる

締切はキャンセル料の日から切る

「なるべく早めに」では回答は動かない。キャンセル料の発生日から 3 日を引いた日を最終締切にし、日付と時刻で示す。

未回答を参加見込みに入れて予約すると、空席の分が参加者の会費に乗る。 12 月は同じ週に別の集まりが入りやすく、△の回答が当日どちらに転ぶかは他の月と同じ感覚では読めない。△の人数は予約人数に含めず、締切時点の○だけで店に伝えるほうが会計が荒れない。

締切の切り方そのものは回答期限の設計と共通で、 直前の欠席まで含めた備えはドタキャン防止の仕組みにまとめてある。

会費と時間の設計で参加率が変わる

• 会費は端数を切り上げて先に告知する。当日の集金が速く、差額を幹事が持つ事態も避けられる
• 飲まない人の会費を分ける。候補日の案内文にこの一行があると、返答をためらう人が減る
• 一次会は 2 時間で締める。終了時刻を先に告知すると、翌日に予定がある人も参加しやすい
• 二次会は任意で別会計にする。一次会の会費に含めると、参加しない人の負担になる

当日の 30 分前に確認する 3 点

人数と開始時刻を店に再確認し、会費は受付で先に集める。遅れて来る人の席を入口側にまとめておくと、進行中の移動が減る。 この 3 点だけ押さえておけば、当日の幹事は乾杯のあと自分も参加者に戻れる。