リードタイム
読み: りーどたいむ
日程調整の依頼から会議開催までに必要な最低限の準備期間で、予約ツールでは最短予約可能日時の制御に使われます。
リードタイムとは、日程調整において「依頼を送ってから会議が実際に開催されるまでの所要日数」を指す。製造業のサプライチェーン用語が転用されたもので、スケジューリングの文脈では「調整に必要な最低限の準備期間」として使われる。Calendly や HubSpot Meetings では、予約可能な最短日時を制御する設定項目として実装されている。
リードタイムの設定基準
リードタイムが短すぎると準備不足の会議が増え、長すぎると機会損失が発生する。会議の種類に応じた適切なリードタイムを設定することが重要だ。
| 会議の種類 | 推奨リードタイム | 理由 |
|---|---|---|
| 初回商談 | 2-3 営業日 | 資料準備と事前リサーチが必要 |
| 社内定例 | なし (自動) | 繰り返し予約で自動確保 |
| 1on1 | 1 営業日 | アジェンダ準備の最低限の時間 |
| 大人数イベント | 5-10 営業日 | 全員の空き確認に時間がかかる |
| 緊急対応 | 0 (即時) | 障害対応など待てない場面 |
ツールでの設定方法
多くの日程調整ツールでは「Minimum notice」や「最短予約可能時間」としてリードタイムを設定できる。例えば Calendly で「Minimum scheduling notice: 24 hours」と設定すると、24 時間以内の枠は予約不可になる。これにより、突然の予約で準備時間が確保できない事態を防げる。
現場での使用例
「営業チームの予約ページ、リードタイム 2 日に設定してるんだけど、問い合わせ直後の温度感が高いお客さんを逃してる気がする。ホットリード用に別ページ作ってリードタイム 4 時間にしない？」
「来週の全社会議、リードタイムが足りなくて資料が間に合わないって声が出てる。次回からは最低 5 営業日前に日程確定するルールにしよう」