リードタイム
読み: りーどたいむ
日程調整の依頼から会議開催までに必要な最低限の準備期間で、予約ツールでは最短予約可能日時の制御に使われます。
リードタイムとは、日程調整において「依頼を送ってから会議が実際に開催されるまでの所要日数」を指す。製造業のサプライチェーン用語が転用されたもので、スケジューリングの文脈では「調整に必要な最低限の準備期間」として使われる。予約型の日程調整ツールでは、予約可能な最短日時を制御する設定項目として実装されている。
リードタイムの設定基準
リードタイムが短すぎると準備不足の会議が増え、長すぎると機会損失が発生する。会議の種類に応じた適切なリードタイムを設定することが重要だ。
| 会議の種類 | 推奨リードタイム | 理由 |
|---|---|---|
| 初回商談 | 2-3 営業日 | 資料準備と事前リサーチが必要 |
| 社内定例 | なし (自動) | 繰り返し予約で自動確保 |
| 1on1 | 1 営業日 | アジェンダ準備の最低限の時間 |
| 大人数イベント | 5-10 営業日 | 全員の空き確認に時間がかかる |
| 緊急対応 | 0 (即時) | 障害対応など待てない場面 |
ツールでの設定方法
多くの日程調整ツールでは「最短予約可能時間 (Minimum notice)」としてリードタイムを設定できる。24 時間に設定すれば、24 時間以内の枠は予約不可になり、突然の予約で準備時間が確保できない事態を防げる。
リードタイムはトレードオフの調整弁
リードタイムの設定は「準備の質」と「機会の鮮度」のトレードオフそのものだ。営業の文脈では、問い合わせ直後の相手ほど温度が高く、リードタイムを長くするほど確度の高い商談機会を逃す。一方、リードタイムをゼロにすると、資料も相手情報もないまま会議が始まる。用途ごとに別の設定を持つ (例: 新規問い合わせ用は短く、既存顧客の定期面談用は長く) のが、この綱引きへの実務的な答えになる。