ダブルブッキング
読み: だぶるぶっきんぐ
同一時間帯に複数の予定が重複してしまう状態で、カレンダー管理の不備が主な原因です。
ダブルブッキングとは、同一の時間帯に 2 つ以上の予定が重複して登録されている状態を指す。会議室の二重予約、人の予定の重複、航空券やホテルの過剰予約など、さまざまな場面で発生する。ビジネスにおけるダブルブッキングは信頼関係の毀損につながるため、カレンダー管理と日程調整の両面から防止策を講じる必要がある。
ダブルブッキングが発生する原因
1.複数のカレンダーを使い分けており、同期が取れていない
2.仮予約を入れたまま確定を忘れ、別の予定を入れてしまう
3.口頭やメールで約束した予定をカレンダーに反映していない
4.日程調整ツールの空き時間が最新のカレンダーと同期されていない
5.秘書やアシスタントとの連携ミス
防止策
最も効果的な防止策は、カレンダー共有を徹底し、すべての予定を一元管理することだ。Google カレンダーや Outlook では、予定の重複を検出して警告する機能が標準で備わっている。また、日程調整ツールとカレンダーをリアルタイム連携させることで、確定した予定が即座にカレンダーに反映され、同じ時間帯への新たな予約を自動的にブロックできる。
現場での使用例
「すみません、水曜 14 時の打ち合わせ、ダブルブッキングしてしまいました。先に入っていたクライアント会議が動かせないので、15 時に変更させてもらえませんか？」
「会議室 B、来週月曜の 10 時にダブルブッキングが発生してます。先に予約した営業部が優先なので、企画部は別の部屋を手配してください」