ダブルブッキング
読み: だぶるぶっきんぐ
同一時間帯に複数の予定が重複してしまう状態で、カレンダー管理の不備が主な原因です。
同一の時間帯に 2 つ以上の予定が重複して登録されている状態を、ダブルブッキングと呼ぶ。会議室の二重予約、人の予定の重複、航空券やホテルの過剰予約など、さまざまな場面で発生する。ビジネスでは、ダブルブッキングが相手との信頼関係を損なうこともある。
ダブルブッキングが発生する原因
1.複数のカレンダーを使い分けており、同期が取れていない
2.仮予約を入れたまま確定を忘れ、別の予定を入れてしまう
3.口頭やメールで約束した予定をカレンダーに反映していない
4.日程調整ツールの空き時間が最新のカレンダーと同期されていない
5.秘書やアシスタントとの連携ミス
防止策
防止策の一つは、カレンダー共有を徹底し、すべての予定を一元管理することだ。また、日程調整ツールとカレンダーを連携させ、確定した予定をカレンダーへ反映して、同じ時間帯への新たな予約を止める使い方もある。
起きてしまったときの対処順
ダブルブッキングに気づいたら、どちらを動かすかの判断より先に「気づいた事実を即座に両者へ伝える」ことが重要だ。直前まで黙っているほど、相手が再調整できる余地は小さくなる。動かす方を選ぶときは、動かせない予定 (社外 / 多人数 / 確定済みの会場) を優先し、動かす側には謝罪と同時に代替候補を 2-3 案添える方法がある。詳しい判断基準はスケジュール衝突の解消で扱っている。