カレンダー共有
読み: かれんだーきょうゆう
自分のスケジュールをチームメンバーに公開し、空き時間の確認や会議設定を容易にする機能です。
カレンダー共有とは、自分のスケジュール情報を他者に公開し、互いの空き時間を可視化する仕組みを指す。
共有レベルの設計
| 共有レベル | 見える情報 | 適した対象 |
|---|---|---|
| 空き/予定あり | 時間帯の空き状況のみ | 社外パートナー、他部署 |
| タイトルのみ | 予定のタイトルと時間帯 | 同じ部署のメンバー |
| すべての詳細 | タイトル、場所、参加者、メモ | 直属の上司、秘書 |
| 編集権限 | 予定の追加 / 変更が可能 | 秘書、アシスタント |
プライバシーとの両立
通院や個人的な予定は「非公開」に設定することで、時間帯は「予定あり」と表示されるが詳細は隠せる。iCalendar 形式では、イベントの CLASS プロパティで PUBLIC / PRIVATE / CONFIDENTIAL を指定できる。
組織外との日程調整には、CalDAV プロトコルを介したカレンダー連携のほか、カレンダー全体を公開せずに空き時間だけを相手に示す日程調整ツールもある。
導入時の判断基準
組織でカレンダー共有を設計するときは、既定の共有レベルをどこに置くかによって、組織内に見える予定の範囲が変わる。既定を「すべての詳細」にすると個人の予定が過剰に露出し、既定を「非公開」にすると共有の効果がそもそも出ない。例えば、「組織内は空き/予定あり、同じチームはタイトルのみ」という 2 段構えを既定にし、必要な相手にだけ個別に権限を広げる。