婚礼二次会组织者的流程：以日期不变为前提定下场地和人数

被拜托担任婚礼二次会（婚宴后的朋友派对）组织者的时候，日期就已经定了：与婚礼是同一天。 所以二次会的组织者没有协调日程的余地。能决定的是开始时间、会场和邀请人数这 3 项，而且这 3 项相互制约。 会场不定，能容纳的人数就定不下来；人数不定，会场就订不了。

要避免这种死胡同，不要按顺序进行找会场和收集出席，而是作为 2 条线并行。 会场用暂时预订先占住，出席则把截止日分成 2 个，分阶段确定。

开始时间由婚礼的结束来决定

先定好二次会的开始时间，婚宴延长的部分就会直接变成空白时间。倒推的起点是婚宴的预定结束时间。

• 从婚宴结束起空出 60 分钟以上。因为有会场的移动和换装，比这短开始就会推迟
• 以新郎新娘晚 30 分钟到达为前提来安排。还剩下拍照和致意，所以开始时视为不在场
• 安排让先到的人不会无所事事的时间。接待后的 30 分钟用于交谈，流程在新郎新娘到达后开始
• 提前通知结束时间。因为二次会后转去三次会的人，和乘末班车回家的人会同席

把邀请范围分为 3 层来分配上限

邀请谁不是组织者决定的事。但用于决定的形式可以由组织者准备。

• 出席了婚宴的人。以也会出席二次会为前提来数，只减去不参加的人
• 只参加二次会的人。这是人数的变动因素，所以最早发出邀请的联络
• 无法邀请的人。采取以会场上限来切的形式，排除谁的判断交还给新郎新娘

会场的上限事先在新郎方和新娘方之间各分一半。从先聚齐的一方开始填，后行动的一方就没有名额了。 邀请范围的商量可以口头进行，但定下的名单要用文字留下。当天接待时核对的，不是记忆而是这份名单。

截止日从会场的人数确定日起设 2 个

只设 1 个截止日，那天聚集的人数就直接成为告知会场的人数，无法吸收临近时的增减。

• 第 1 截止日（4 周前）。用于掌握大致人数的截止日。△也可以
• 第 2 截止日（2 周前）。得出告知会场人数的截止日。这时要收拢到○或×中的一个
• 截止日不要设在产生取消费的日期之后。截止日之前就到了产生日的话，会在人数不明的状态下决定付款

截止日的日期，从店家告知的人数确定日往前数来决定。详细的思路汇总在截止期限的条目中。

最先划分 2 位组织者的分工

二次会的组织者采用 2 人体制，把负责范围分为店家一方和人员一方。2 个人分别联系同一个对象，最容易造成返工。

• 会场负责人。负责咨询、暂时预订、流程表、当天与店家的联络
• 人员负责人。负责邀请的联络、出席表、提醒、收取会费、接待
• 向新郎新娘的确认由 2 人同席，集中为 1 次。对方的时间被婚礼准备占满，所以问题攒起来一次提出
• 把不属于任何一方的工作列出来。奖品的采购和主持人的安排，不定下来就会一直留到当天

用PickDay 的创建表单制作只有 1 天的出席表，人员负责人和会场负责人就能在同一个页面上看到收集到的名单。 不再互相发送电子表格文件，确认哪一份是最新版的工夫就会消失。

当天的接待 15 分钟内完成

接待一拥堵，决定二次会印象的就不是开始时间，而是入场的队伍。人数超过 50 人的话，接待就设 2 列。

• 名单按新郎方和新娘方分开。按五十音（日语的假名顺序）统一排列，来的人就不知道该排哪一列
• 会费定为不用找零的金额。换零钱的时间会变成接待的等待时间
• 组织者不垫付迟到者的会费。会在收不回来的状态下结束，所以晚来的人的部分留在接待处
• 当天缺席的联络对象固定为 1 人。集中到人员负责人，而不是会场负责人

对当天有人不来的情况的准备方法，与临时爽约对策相同， 只有是否低于会场的最低保证人数，要在前一天之前掌握。