欢送迎新会组织者的推进方式：先定下主宾的时间再分发候选日期

在欢送迎新会的日程协调中，最先被问时间的是谁？ 如果给部门全员分发候选日期，以多数决定下后再告诉主宾，主宾那天就有可能无法出席。 被欢送的人因交接和带薪休假日程容易变动，被迎接的人刚到任，还没掌握自己的日程。 欢送迎新会是一个“主宾能出席的日子”不定下来，其他任何人的时间都没有意义的聚会。

所以顺序要反过来。向全员分发候选日期，是在确认主宾的时间之后。 这里把主宾为 1 人的情况，与欢送的人和迎接的人同时存在的情况分开来考虑。

不要让主宾选择候选日期

问主宾“这 4 天里哪天好”，就成了对自己的聚会提要求的形式，本人即使不方便也会回答“哪天都可以”。 只要改变问法就能避免这种情况。

• 只问不行的日子。请求“请告诉我 10 月中不来公司的日子，以及有不能推掉的安排的日子”
• 欢送一方要确认最后上班日。开始休带薪假后就不来公司了，实际的截止日就是这一天
• 迎接一方以到任 2 周到 3 周后为参考。到任的第一周要记的东西很多，在名字和面孔对上之后，聚会本身才更能发挥作用
• 调动同时发生的时期要先占位。容易出现多个部门在同一周寻找会场的情况

不要让主宾看到安排的过程

把出席表的 URL 也发给主宾，本人就能看到为自己而来的是谁、不来的是谁。排列着缺席者名字的页面，是主宾最不需要看到的东西。

• 出席表发给主宾以外的人。主宾的出席由组织者代为记录
• 礼物和留言卡的商量走别的途径。写在出席表的评论栏里，就等于默认会被本人看到
• 只告诉主宾已确定的日期时间和地点。共享协调经过的对象限于上级和共同组织者

候选定为 3 天后就分发给全员。 用PickDay 的创建表单准备出席表，只把 URL 交给不包括主宾的参加者，就能在不让本人看到统计页面的情况下确定人数。

欢送迎新会的会费和通知文不让人犹豫

欢送迎新会即使是自愿参加，也有难以拒绝的气氛。先写明会费和结束时间，参加和缺席都更容易判断。

• 在通知文中写明“主宾的费用由参加者分担”。会费的明细不清楚，问题就会集中到组织者那里
• 会费在当天接待处收取。提前收取的话，缺席时的退款处理会成为组织者的负担
• 喝酒和不喝酒的人会费分 2 档。一直同价的话，不喝酒的人会犹豫是否参加
• 写上结束时间。要接孩子的人和远距离通勤的人能安排日程

候选日期只剩 1 天时的切换

把主宾的时间和会场的空位叠加起来，有时能选的日子只剩 1 天。这时就停止日程协调，切换为出席确认。

用○和×的二选一只收集人数，不列出候选。 列出无法选择的候选反而会让回答变慢，所以写成“就在这天举办。请只告诉我能否参加”更快。 判断的分界在于主要利益相关者是谁，那个人不能出席的日子没有留在候选中的价值。

参加人数的预估方法和截止日的设定方法，可以用与多人日程协调相同的思路来处理。

从主宾的回程来决定结束方式

决定欢送迎新会成败的，是主宾最后能否心情愉快地回去。 结束时间从主宾的回程路线倒推，致辞和赠送礼物的时间不放在尾声而放在中段。 第二场设为自愿，由组织者事先准备好主宾离开的时机，就能避免本人顾虑而一直留下来的情况。