Normas de cortesía para coordinar reuniones de trabajo
Pedir que se coordine una fecha es una muestra de respeto por el tiempo de la otra persona. Sobre todo en el ámbito profesional, la forma de coordinar y la redacción de la solicitud cambian la impresión que usted causa y condicionan la relación de confianza. Este artículo ordena, por situación, las normas de cortesía para coordinar reuniones internas y externas sin resultar descortés.
Normas básicas para proponer fechas
- Proponer 3 opciones o más
- Preguntar primero por su disponibilidad
- «¿Le vendría bien alguna de estas fechas?»
- Indicar también la franja horaria
- Proponer una sola opción
- «Que sea este día, por favor»
- Indicar solo el día de la semana sin la hora
- No indicar un plazo de respuesta
Consideración hacia superiores y contactos externos
Cuando pida coordinar una reunión a alguien de mayor rango o a alguien de fuera de la empresa, tenga en cuenta los puntos siguientes.
- Deje que la otra persona proponga primero las fechas. La fórmula básica es «¿Podría indicarme algunos días y horas que le vengan bien?»
- Si propone usted las fechas, ofrezca un abanico amplio. Proponga al menos 5 opciones y, si es posible, los huecos libres de una semana entera
- Indique primero la duración y el lugar. Escriba algo como «Si fuera posible, nos gustaría disponer de unos 30 minutos, en línea»
- Muestre flexibilidad ante los cambios. Añada «También podemos ajustarnos a otros horarios distintos de los indicados, así que no dude en comunicárnoslo»
Cómo fijar el plazo de respuesta
Fije el plazo de respuesta según su relación con la otra persona y la urgencia del asunto.
| Destinatario | Plazo recomendado | Ejemplo de redacción |
|---|---|---|
| Compañero de la empresa | 2 días hábiles | «Por favor, responda antes del día [fecha].» |
| Superior de la empresa | 3 días hábiles | «Le agradecería que me lo indicara hacia el día [fecha].» |
| Externo | 5 días hábiles | «Nos sería de gran ayuda recibir su respuesta antes del día [fecha].» |
Normas para cambiar la fecha
Si no le queda más remedio que cambiar la fecha, respete los principios siguientes.
- Avise de inmediato en cuanto lo sepa (una cancelación el mismo día es lo que peor impresión causa)
- Explique el motivo de forma breve (las excusas demasiado detalladas son contraproducentes)
- Proponga a la vez fechas alternativas (preguntar solo «¿Cuándo le vendría bien?» traslada la carga a la otra persona)
- Evite en lo posible cambiar la fecha por segunda vez (daña mucho la confianza)
Le será útil también el artículo sobre cómo crear un sistema para evitar las cancelaciones de última hora.
Plantillas de solicitud por correo y chat
Asunto: [Coordinación de fecha] Reunión de arranque del proyecto [nombre del proyecto]
Estimado/a [nombre]:
Disculpe que le escriba sabiendo que está muy ocupado/a.
En relación con la reunión de arranque del proyecto [nombre del proyecto], ¿le vendría bien alguna de las fechas siguientes?
1. 21/5 (mié.) 14:00-15:00
2. 22/5 (jue.) 10:00-11:00
3. 23/5 (vie.) 15:00-16:00
Duración: unos 60 minutos / Formato: en línea (Teams)
Le agradecería que me respondiera a lo largo del 19/5 (lun.).
También podemos ajustarnos a otros horarios distintos de los indicados, así que no dude en comunicárnoslo.