Orden del día
Plan que recoge los temas que se van a tratar en una reunión y su orden. Compartirlo de antemano hace la reunión más eficiente.
El orden del día es la lista de los temas que se van a tratar en una reunión, preparada de antemano. Su otro nombre, «agenda», procede del latín «agere» (actuar), y su sentido original es «lista de lo que hay que hacer». En una encuesta de Atlassian (2024), el 62 % de los trabajadores respondió que asiste con frecuencia a «reuniones cuya convocatoria no indica el objetivo».
Los elementos del orden del día
| Elemento | Contenido | Ejemplo |
|---|---|---|
| Tema | De qué se va a hablar | Aprobación del presupuesto de marketing del T3 |
| Objetivo | Informar / debatir / decidir | Decidir |
| Responsable | Quién explica / dirige | Director de marketing |
| Tiempo asignado | Cuántos minutos se dedican | 15 minutos |
| Material previo | Documentos que hay que leer antes | Propuesta de presupuesto en PDF (adjunta) |
Cuándo compartir el orden del día
El orden del día se comparte con todos los participantes, por ejemplo, hasta 24 horas antes de la reunión. Así, los participantes pueden leer el material con antelación y llegar a la reunión con su opinión ya ordenada. El facilitador dirige la reunión siguiendo el orden del día y es responsable de gestionar el tiempo asignado.
El verdadero papel del orden del día
Antes que un guion de la reunión, el orden del día sirve como herramienta para comprobar si tiene sentido convocarla. Al intentar escribir para cada tema su objetivo de «informar / debatir / decidir», surgen ya en ese momento juicios como «si solo es informar, basta con un correo» o «si hay que decidir, no tiene sentido sin quien aprueba». Una reunión para la que no se puede escribir el orden del día es una reunión cuyo motivo aún no está claro. Además, cuando durante la reunión surge un tema imprevisto, solo se puede cortar con un «no está en el orden del día, lo dejamos para la próxima» si existe una lista de temas acordada de antemano.