Cómo crear un sistema para evitar las cancelaciones de última hora y las ausencias sin aviso
Las cancelaciones de última hora y las ausencias sin aviso no solo desperdician el tiempo y los recursos del organizador, sino que también bajan la motivación de los demás participantes. Además, una ausencia sin aviso no se puede resolver después de que ocurra: en ese momento, el tiempo reservado, la sala y la preparación de los demás participantes ya se han desperdiciado. Todas las medidas posibles están antes. Lo importante es un diseño que combine los recordatorios con un compromiso más firme para reducir que ocurran.
Causas psicológicas de las ausencias sin aviso
Solo dijeron que sí «por el momento», así que la sensación de haber prometido algo es escasa. Se nota sobre todo en las reuniones en línea.
Simplemente olvidan que tenían el compromiso. Ocurre mucho cuando no lo han registrado en el calendario.
Como cuesta decir que no, faltan sin avisar. Es especialmente frecuente en la cultura japonesa.
La mejor manera de diseñar los recordatorios
En los recordatorios, importan el momento y el número de envíos. En lugar de depender de un único aviso, adopte como forma básica el «recordatorio en 3 fases», que superpone por etapas recordatorios con fines distintos, y así tendrá una medida para cada problema: el olvido, la falta de preparación y la impuntualidad.
Técnicas psicológicas para reforzar el compromiso
Hay métodos que aprovechan los hallazgos de la economía conductual para aumentar el compromiso psicológico de los participantes.
Automatizar el flujo de confirmación
Automatizar la confirmación de asistencia reduce la carga del organizador y, a la vez, facilita obtener el compromiso de los participantes. En concreto, monte un flujo de envío de la invitación, seguimiento automático en un plazo de 48 horas a quienes no hayan respondido y recordatorio a todos 24 horas antes.
Los recordatorios actúan sobre el olvido; el refuerzo del compromiso, sobre la débil sensación de haber prometido; y la facilidad para cancelar, sobre lo difícil que resulta decir que no. Solo cuando cada una de las causas psicológicas citadas al principio tiene su propia medida se pueden reducir de forma estructural las ausencias sin aviso. Con una sola de ellas, siguen las ausencias debidas a las demás causas.
Los sistemas para evitar las cancelaciones de última hora están estrechamente relacionados con la psicología de la coordinación de fechas. Diseñar los sistemas entendiendo los principios del comportamiento humano conduce a una mejora duradera.