Cómo coordinar una fecha en el menor tiempo: de proponer fechas a llegar a un acuerdo
Coordinar una fecha no consiste simplemente en preguntar qué días tiene libres cada persona. Es un proceso de decisión que reparte de la mejor manera posible un recurso finito: el tiempo de todos los participantes. Proponer fechas, esperar respuestas, enviar recordatorios y volver a coordinar. Cada paso es pequeño, pero los intercambios acumulados van consumiendo en silencio el tiempo de cualquier profesional. Para fijar la mejor fecha con el menor esfuerzo, el camino más corto es tener el procedimiento como un patrón fijo.
Los 3 pasos para coordinar una fecha
Proponga de 3 a 5 opciones. Demasiadas provocan fatiga de decisión; demasiado pocas reducen la probabilidad de coincidir.
Indique un plazo claro y pida respuesta en un máximo de 48 horas. Envíe un recordatorio 24 horas antes a quien no haya contestado.
Elija la fecha con más coincidencias y avise a todos en un plazo de 1 hora desde la confirmación.
Consejos para proponer fechas candidatas
Parta de los días en que los demás probablemente estén libres, no de los días en que usted lo está. Los días y franjas horarias más ocupados cambian según el sector y el cargo, así que es mejor no darlos por supuestos a partir de sus propias suposiciones. Si puede ver el calendario de los demás, mire directamente los huecos libres. Si no puede, antes de enumerar opciones haga primero una pregunta de una línea, por ejemplo «¿Hay algún día o franja horaria que prefiera evitar?». Añadir este intercambio termina antes que proponer fechas que no encajan y tener que empezar de nuevo.
Ajuste el número de fechas candidatas al número de participantes. Como referencia, 3 opciones para 2 o 3 personas y 5 opciones para 5 o más. Con demasiadas opciones, quienes responden sufren «fatiga de decisión», dejan la respuesta para más tarde y acaban contestando con retraso.
Los días laborables cercanos a los festivos son fáciles de pasar por alto. En un día laborable situado entre un festivo y el fin de semana, muchas personas toman vacaciones pagadas para alargar el puente, de modo que las ausencias se concentran aunque el calendario marque un día laborable normal. Lo más seguro es dejar esos días fuera de las opciones.
Cómo aumentar la tasa de respuesta
- Indique un plazo concreto. En lugar de «cuanto antes», escriba la fecha y la hora, por ejemplo «antes del viernes [fecha] a las 18:00»
- Diga de antemano cuánto se tarda. Escribir «Responder lleva 30 segundos» reduce la barrera psicológica
- Añada el propósito en una frase. Saber por qué se reúne el grupo eleva la prioridad de responder
- Haga que el enlace de coordinación se abra con 1 toque. Si la URL es larga, acórtela
Qué hacer cuando la coordinación se atasca
Si no hay ninguna fecha que sirva a todos, no le dé vueltas en el momento: decida aplicando el orden de prioridad siguiente. Deje para el final la opción de añadir más fechas candidatas.
Cómo aprovechar las herramientas de coordinación de fechas
Coordinar a mano por correo o chat se vuelve muy ineficiente en cuanto hay más de 4 participantes. Una herramienta de coordinación de fechas automatiza la propuesta de fechas, la recogida de respuestas y el recuento, lo que reduce mucho el tiempo dedicado a coordinar. Las herramientas que usan el método de encuesta resultan especialmente eficaces cuando hay muchos participantes.