Cómo crear y usar plantillas para coordinar fechas

Mucha gente redacta desde cero cada solicitud para coordinar una fecha. Sin embargo, con solo tener plantillas preparadas se reduce el tiempo de pensar la redacción y se pueden enviar siempre, de forma constante, solicitudes optimizadas desde el punto de vista psicológico. Veamos por orden plantillas para distintas situaciones y los principios de diseño para adaptarlas.

Principios para diseñar plantillas

Plantillas para distintas situaciones

Reunión interna (grupo pequeño)

Evento numeroso (10 personas o más)

Externa (clientes y socios comerciales)

Por qué funcionan las plantillas

La eficacia de una plantilla depende de si permite al destinatario responder sin dudar. Si la primera solicitud reúne los 4 elementos, fechas candidatas, duración, plazo de respuesta y propósito, el destinatario puede responder con solo cotejar su calendario, sin hacer más preguntas, lo que reduce las idas y vueltas y acorta los días hasta la confirmación. Al contrario, si falta aunque sea uno, aparecen intercambios de comprobación como «¿Cuánto durará?» o «¿Para cuándo tengo que responder?», y cada uno retrasa más la confirmación.

Tampoco hay que pasar por alto el efecto para quien envía. No solo desaparece el tiempo de pensar la redacción desde cero cada vez, sino que también deja de ocurrir, por la propia estructura, que se olvide algún elemento, lo que ayuda a evitar los cambios de fecha causados por esos olvidos.

Claves para adaptar las plantillas

No use las plantillas tal cual: adáptelas a cada situación. Ajuste el plazo de respuesta a la urgencia de la reunión y, para coordinar grupos grandes, añada un enlace a una herramienta de encuesta.

Una plantilla es una herramienta para reducir el «tiempo de pensar». Como base de una coordinación de fechas eficiente, si registra los 3 modelos que más usa en la función de textos guardados de su aplicación de correo, la calidad de sus solicitudes dependerá menos del humor o de lo ocupada que esté la persona que las envía.