Consejos para coordinar con éxito la fecha de un grupo grande
Coordinar una fecha para más de 10 participantes exige un enfoque fundamentalmente distinto del que sirve para 2 o 3 personas. Cuanto más crece el grupo, más difícil resulta, de forma exponencial, encontrar un día en que todos estén libres, y una coordinación que persigue la unanimidad acaba fácilmente en un callejón sin salida.
Probabilidad de encontrar un día que sirva a todos, según el tamaño del grupo (cálculo con un modelo)
Nota: probabilidad de que todos puedan asistir al menos en 1 de las 5 fechas candidatas, suponiendo que cada participante puede asistir a cada fecha de forma independiente con una probabilidad del 60 % (valor calculado con 1 - (1 - 0.6^n)^5 / aproximado)
Por encima de 10 personas, un día que sirva a todos prácticamente no existe según el cálculo. Precisamente por eso hacen falta formas de avanzar que no presupongan la unanimidad, como el filtrado por etapas y la regla del 80 % que se explican más abajo.
El método de filtrado por etapas
Con un grupo grande, en lugar de preguntar la disponibilidad de todos a la vez, resulta eficaz ir reduciendo las opciones por etapas.
Si en cada paso indica a los participantes en qué etapa se encuentra, es más fácil evitar respuestas duplicadas y preguntas como «¿Ya está decidido?». Avise de antemano a las personas clave a las que consulte en la etapa 1 de que después enviará las opciones a todo el grupo.
Criterios para renunciar a que asistan todos
Si se da cualquiera de los casos siguientes, deje de buscar la unanimidad y confirme la fecha por mayoría.
- Ha pasado una semana desde que empezó la coordinación y no aparece ningún día que sirva a todos
- El 20 % o más de los participantes ha respondido que no puede en ninguna de las fechas candidatas
- El propósito de la reunión es compartir información y el acta puede sustituirla
Buenas prácticas para usar herramientas
Las herramientas de coordinación de fechas que usan el método de encuesta son adecuadas para grupos grandes. Los ajustes siguientes dan buen resultado.
- Use 3 niveles de respuesta: «○ (puedo asistir) / △ (podría si me organizo) / × (no puedo)»
- Fije un plazo de respuesta y avise de antemano de que, pasado el plazo, las fechas sin respuesta se tratarán como «△»
- Proponga 7 fechas candidatas o más (cuantas más personas, más opciones)
- Comparta los resultados en tiempo real y, si pronto se ve una tendencia clara, adelante el cierre
La actitud del organizador
Lo más importante al coordinar un grupo grande es no buscar la perfección. Asuma que no existe una fecha que deje a todos satisfechos al 100 % y busque la mayor felicidad para el mayor número. Cuanto más se alarga la coordinación, más tiempo de todos se desperdicia, así que decidir con rapidez acaba beneficiando a todos. Las técnicas del organizador de cenas y reuniones sociales también le servirán de referencia.