Encuesta de fechas
Método de coordinación en el que los participantes votan su disponibilidad para varias fechas y horas candidatas y se elige la que reúne más votos.
La encuesta de fechas (coordinación por votación) es un método de coordinación de fechas en el que el organizador presenta varias fechas y horas candidatas y los participantes votan si pueden asistir o no a cada una. Cuando han respondido todos, se elige la fecha y hora en la que más participantes han respondido «puedo asistir». Es el mecanismo básico que utilizan las herramientas de coordinación de fechas por votación, empezando por PickDay.
Formas de respuesta en la encuesta de fechas
Puede asistir con seguridad en esa fecha y hora
Es posible que pueda asistir si reorganiza su agenda
No puede asistir en esa fecha y hora
Ventajas y desventajas de la encuesta de fechas
La principal ventaja de la encuesta de fechas es la comodidad de poder usarla sin pedir a los participantes que vinculen su calendario o se registren en una cuenta. Cualquiera puede responder con solo compartir una URL, y supone poca carga para personas externas a la empresa o participantes con pocos conocimientos informáticos.
Por otro lado, cuando hay muchos participantes (10 personas o más), aumentan los casos en los que no se encuentra una fecha y hora en la que todos marquen ○. En ese caso, conviene distinguir entre «participantes obligatorios» y «participantes opcionales» y dar prioridad a la fecha y hora en la que todos los obligatorios marcan ○. Además, como demasiadas fechas candidatas aumentan la carga de responder, es recomendable limitarlas a unas 5 a 7.
Cuándo usarla y cuándo usar el sistema de reservas
La coordinación de fechas tiene, a grandes rasgos, 2 enfoques: la encuesta de fechas (por votación) y el sistema de reservas. La encuesta es adecuada para «cuadrar las agendas de varias personas», y el sistema de reservas, para «que la otra persona elija un hueco libre en una relación 1 a 1». Al elegir una herramienta de coordinación de fechas, conviene comprobar primero este criterio.
Decidir de antemano cómo interpretar △
Lo que más discusiones genera en una encuesta de fechas es cómo tratar △ (puedo reorganizarme). Según quien responda, su significado va desde «probablemente pueda ir» hasta «lo más probable es que no pueda», y si se cuenta △ como asistente al confirmar, es fácil que haya ausencias ese día. En la práctica, si al presentar las candidatas se indica la regla de recuento, como «△ cuenta como un 50 % de asistencia» o «a quien marque △ se le pregunta individualmente antes de confirmar», se reducen los desacuerdos después de confirmar. Del mismo modo, conviene decidir de antemano cómo se elegirá si no hay ninguna candidata con ○ de todos (por mayoría o con prioridad para los participantes obligatorios).