Coordinar fechas entre husos horarios

En un equipo global, coordinar una fecha no se resuelve simplemente haciendo coincidir el tiempo libre. Si se organiza una reunión entre 3 sedes, Tokio (UTC+9), Londres (UTC+0/+1) y Nueva York (UTC-5/-4), solo hay 1 o 2 horas en las que todos pueden participar dentro de su horario laboral normal. Para superar la barrera de los husos horarios hacen falta tanto ingenio para encontrar horas como formas de trabajar que no dependan de la hora.

Horas en que coinciden las principales ciudades

Estrategias para coordinar husos horarios

1. Encontrar la hora dorada

Identifique la «hora dorada» en la que se solapan los horarios laborales de todas las sedes y fije en esa franja las reuniones importantes. Con 2 sedes puede haber de 3 a 4 horas de solapamiento, pero con 3 o más se reduce a 1 o 2 horas. Reserve esta franja tan valiosa para las reuniones que requieren decisiones y comparta la información de forma asíncrona.

2. El método de rotación

Para evitar la injusticia de que una sede tenga siempre que asistir a reuniones a primera hora de la mañana o de madrugada, rote la hora de la reunión cada semana. Por ejemplo, organícela así.

• Semana 1: ajustarse al horario de Asia (primera hora de la mañana o madrugada para Europa y Estados Unidos)
• Semana 2: ajustarse al horario de Europa (tarde para Asia, primera hora de la mañana para Estados Unidos)
• Semana 3: ajustarse al horario de Estados Unidos (madrugada para Asia, tarde para Europa)

3. Una cultura de lo asíncrono primero

GitLab, conocida como empresa multinacional totalmente en remoto, defiende el principio de «lo asíncrono primero» y publica en su Handbook una política según la cual los debates se llevan a cabo en documentos y las reuniones se usan solo en la fase final para llegar a un acuerdo. Este enfoque está pensado para sacar del debate la propia restricción de los husos horarios.

Cómo afrontar el horario de verano

Cuando Europa y Estados Unidos cambian al horario de verano o lo abandonan (aproximadamente en marzo y en octubre-noviembre), la diferencia horaria con Japón varía 1 hora. Si se pasa por alto, se acaba llegando una hora tarde a las reuniones. Estas son las medidas.

• Envíe siempre las invitaciones del calendario con el huso horario indicado
• Antes de la semana del cambio, recuerde a todos que la diferencia horaria cambia la semana siguiente
• Acostúmbrese a volver a confirmar la hora de las reuniones periódicas después del cambio

Herramientas útiles y forma de escribir las horas

Al trabajar con husos horarios, escribir todo como desfase respecto a UTC evita confusiones. Las abreviaturas como «JST» o «EST» pueden ser ambiguas (por ejemplo, CST significa cosas distintas en Estados Unidos, China y Cuba), así que lo seguro es escribir el desfase en cifras, como «UTC+9» o «UTC-5».