Técnicas para coordinar reuniones en remoto
La extensión del teletrabajo ha cambiado mucho la forma de organizar reuniones. Como no hay desplazamiento físico, las reuniones se convocan con demasiada ligereza. La facilidad de convocar una con un solo clic siempre que haya un hueco libre acaba llenando el calendario de reuniones. Esta es la trampa del trabajo en remoto.
Retos propios de las reuniones en remoto
Carga cognitiva que se acumula con las videollamadas encadenadas. El ensayo del profesor Bailenson, de la Universidad de Stanford (2021), señala como causas cargas no verbales como la mirada a muy corta distancia o ver constantemente la propia imagen.
Al no haber desplazamiento al trabajo, los límites de la jornada se vuelven poco claros y es más fácil que entren reuniones a primera hora de la mañana o a altas horas de la noche.
El paso de una reunión al trabajo se produce al instante, lo que dificulta alcanzar un estado de concentración profunda (flujo).
Principios para programar reuniones en remoto
- Establezca un horario central. Deje claro el horario en que todo el equipo puede reunirse (por ejemplo, 10:00-16:00) y no programe reuniones fuera de él
- Haga reuniones de 25 o 50 minutos. Quitar 5 minutos a las de 30 o 60 minutos garantiza automáticamente un tiempo de margen antes de la siguiente reunión
- Indique qué reuniones admiten la cámara apagada. No obligue a encender la cámara en todas las reuniones. En las reuniones para compartir información, apagar la cámara reduce el cansancio
- No convierta en reunión los temas que pueden resolverse de forma asíncrona. Antes de convocar una reunión, pregúntese: «¿De verdad este tema necesita un debate síncrono?» (consulte cómo elegir entre lo síncrono y lo asíncrono)
Automatización mediante la integración de herramientas
En el trabajo en remoto, aproveche al máximo las funciones de su herramienta de calendario para reducir el esfuerzo de coordinar.
- Publique automáticamente su tiempo libre. Use la función de franjas de citas del calendario o una página de reservas para que los demás puedan reservar directamente en sus huecos libres
- Prescinda de reservar sala. En remoto no hace falta asegurar una sala física. Aproveche la función de generación automática de URL de la herramienta
- Envíe los recordatorios automáticamente. Un aviso automático 10 minutos antes de la reunión evita las ausencias sin aviso
Proteger el tiempo de concentración
Un estudio con medición de ondas cerebrales del Microsoft Human Factors Lab (2021) confirmó que, si no se hacen pausas entre reuniones, el indicador de estrés del cerebro (las ondas beta) sigue acumulándose, y que una pausa de 10 minutos lo restablece. Resulta eficaz registrar el tiempo de concentración como bloques en el calendario y configurar que las invitaciones a reuniones en esas franjas se rechacen automáticamente.