イベントや会議への参加可否を事前に回答してもらい、参加者数を把握するプロセスです。

出欠確認とは、会議やイベントへの参加可否を事前に把握するプロセスを指す。主催者が参加予定者に対して出席・欠席・未定の回答を求め、参加人数を確定させる。適切な出欠確認は、会場の手配、資料の準備、ケータリングの発注など、イベント運営のあらゆる側面に影響する重要なステップだ。

出欠確認のフロー

1主催者が日時・場所を決定し、招待を送付

2参加者が出席・欠席・未定で回答

3未回答者へリマインダーを送信

4回答期限到来、参加者リストを確定

✓確定通知を全参加者に送信

出欠確認と日程調整の違い

出欠確認は「既に決まった日時に参加できるか」を問うプロセスであり、日程調整は「参加可能な日時を探す」プロセスである。RSVP は出欠確認の国際的な慣用表現で、招待状に添えて回答を求める際に使われる。日程調整ツールでは、日程の確定後に自動的に出欠確認メールを送信する機能を備えているものが多い。

「来月の社員旅行の出欠確認、今週金曜が締め切りです。まだ回答いただいてない方は早めにお願いします。バスの手配に人数が必要なので」

「出欠確認の結果、15 名中 12 名が出席で確定しました。会議室は 12 名用の B 会議室に変更します」