ポーリング (投票型調整)
読み: ぽーりんぐ
複数の候補日時に対して参加者が可否を投票し、最も票が集まった日時を採用する調整方式です。
ポーリング (投票型調整) とは、主催者が複数の候補日時を提示し、参加者が各候補に対して参加可否を投票する形式の日程調整方式を指す。全員の回答が揃った時点で、最も多くの参加者が「参加可能」と回答した日時を採用する。調整さん、Doodle、PickDay などの日程調整ツールが採用している基本的な仕組みだ。
ポーリングの回答形式
○
参加可能
その日時に確実に参加できる
△
調整可能 / 未確定
予定を調整すれば参加できる可能性がある
×
参加不可
その日時には参加できない
ポーリング方式のメリットとデメリット
ポーリング方式の最大のメリットは、参加者にカレンダー連携やアカウント登録を求めずに利用できる手軽さだ。URL を共有するだけで誰でも回答でき、社外の人や IT リテラシーが高くない参加者にも負担が少ない。
一方で、参加者が多い場合 (10 人以上) は全員が○の日時が見つからないケースが増える。この場合は「必須参加者」と「任意参加者」を区別し、必須参加者全員が○の日時を優先する運用が有効だ。また、候補日が多すぎると回答の負担が増えるため、5〜7 候補程度に絞ることが推奨される。
予約型との使い分け
日程調整には大きく分けてポーリング (投票型) と予約型の 2 つのアプローチがある。ポーリングは「複数人の予定を合わせる」場面に適しており、予約型は「1 対 1 で相手に空き枠を選んでもらう」場面に適している。日程調整ツールを選ぶ際は、この使い分けを意識することが重要だ。
現場での使用例
「忘年会の日程、ポーリングで決めましょう。12 月の金曜を 4 つ候補に出すので、○△×で回答してください」
「ポーリングの結果、全員○が 1 つもないですね。△が多い 18 日で調整できるか、各自確認してもらえますか？」