日程調整
読み: にっていちょうせい
複数の参加者の都合を照合し、全員または多数が参加可能な日時を決定するプロセスです。
日程調整とは、複数の参加者が共通して参加可能な日時を見つけ出し、会議やイベントの開催日を決定するプロセスを指す。ビジネスシーンでは週に平均 4.8 時間が日程調整に費やされているという調査結果もあり、業務効率化の重要なテーマとなっている。
日程調整の 3 つのアプローチ
| 方式 | 特徴 | 適した場面 |
|---|---|---|
| 投票型 | 候補日を提示し参加者が○×で回答 | 3 人以上のグループ調整 |
| カレンダー連携型 | 空き時間を自動検出して候補を提示 | 社内ミーティング |
| 予約型 | 主催者の空き枠から参加者が選択 | 1on1、面接、商談 |
効率的な日程調整のポイント
日程調整を効率化するには、候補日を 3〜5 日程度に絞ること、回答期限を明確に設定すること、そして参加必須メンバーと任意参加メンバーを区別することが重要だ。候補日が多すぎると回答者の負担が増え、少なすぎると調整が成立しにくくなる。
近年は日程調整ツールの普及により、メールの往復回数を大幅に削減できるようになった。ツールを活用すれば、10 人規模の会議でも 1〜2 日で日程が確定するケースが多い。
現場での使用例
「来週のキックオフミーティング、日程調整お願いできますか？ 開発チーム 5 人と営業 2 人が参加予定です。水曜か木曜の午後で候補を出してもらえると助かります」
「日程調整の回答がまだ 3 人分来ていないので、今日中にリマインド送りますね」