定例会議
読み: ていれいかいぎ
週次・月次など一定の周期で繰り返し開催される会議の形態です。
定例会議とは、毎週・隔週・毎月など一定の周期で繰り返し開催される会議を指す。チームの情報共有、進捗確認、意思決定の場として多くの組織で運用されている。Harvard Business Review の記事 (Stop the Meeting Madness, 2017) によると、経営幹部は週平均 23 時間近くを会議に費やしており、1960 年代の 10 時間未満から大きく増えている。
定例会議の種類と頻度
| 種類 | 頻度 | 目的 | 所要時間 |
|---|---|---|---|
| デイリースタンドアップ | 毎日 | 進捗共有・障害の早期発見 | 15 分 |
| チーム定例 | 週 1 回 | 週次の振り返りと計画 | 30〜60 分 |
| 部門会議 | 月 1〜2 回 | 部門横断の情報共有 | 60 分 |
| 全社会議 | 月 1 回 / 四半期 | 経営方針・全社報告 | 60〜90 分 |
定例会議の最適化
定例会議は惰性で続けると形骸化しやすい。四半期に一度は「この会議は本当に必要か」を見直し、目的が薄れた会議は廃止または頻度を下げる判断が重要だ。また、アジェンダを事前に共有し、議題がない週はスキップするルールを設けることで、参加者の時間を有効活用できる。
定例だけが持つ性質
定例会議には、単発の会議にはない固有の性質が 2 つある。第一に、一度設定すると廃止の意思決定が誰の担当でもなくなりやすく、必要性が消えた後も惰性で続きやすい。カレンダーの繰り返し設定は「開催し続ける」方向に働きやすいため、終了条件 (プロジェクト完了時・四半期レビュー時) を設定時に決めておくのが有効だ。第二に、毎回の調整コストがゼロである代わりに、欠席・遅刻の心理的ハードルも下がる。参加率が下がり始めた定例は、時間帯の問題ではなく必要性の問題であることが多い。