临时会议请求的应对方法：渡过临近的日程变更
收到“不好意思，明天能不能临时开个会”这样的联络的那一刻，要一下子重新审视自己日程的压力是很大的。临近的日程变更对很多知识工作者来说几乎是每周都会发生的日常，每次都把自己的日程改期来应对的人也不少。为了保持组织的速度感，应对临时请求在所难免，但如果无条件地应对，自己的时间就会崩溃。
临时会议请求发生的模式
临时请求有不同的类型。每种类型的应对优先级和拒绝方式都不同。不要一律应对，而是辨别模式、改变反应，这才现实。
| 类型 | 典型例子 | 优先级 |
|---|---|---|
| 客户引起的紧急情况 | 客户故障、投诉、出现商机 | 最优先 |
| 外部因素的不可抗力 | 法规变更、竞争对手发布、市场突变 | 高优先 |
| 上级的插入 | 为经营判断而临时商量 | 中优先 |
| 计划不足的转嫁 | 某人疏于事前准备而导致的补救 | 可以选择拒绝 |
接受还是拒绝的判断标准
条件反射地答应和情绪化地拒绝都不恰当。花 30 秒自问以下检查清单，就能做出不后悔的判断。
养成这个检查的习惯，无条件答应的情况就会逐渐减少。即使在临时请求叠加的日子里，真正应该“今天之内 / 面对面”应对的，也应该能缩减到极少一部分。
拒绝时的传达方式：维护关系的措辞
拒绝本身是守护组织生产力所必需的。问题在于传达方式，弄错了关系就会恶化。把商务会议的礼仪中提到的原则应用到临时请求的语境中。
| 让关系恶化的拒绝方式 | 维护关系的拒绝方式 |
|---|---|
| 只回复“不行” | 简洁地说明无法接受的理由 |
| 批评“应该早点说” | 立即提出替代方案（时间/形式） |
| 无视 / 已读不回 | 能异步回答的问题就立即回复 |
| 答应后当天取消 | 能推荐代理人最好 |
② 如果用文字给我论点，今天之内书面回答
③ 请○○（代理人）进行初步应对
接受时的应对速度：60 分钟内定胜负
一旦判断接受，应对速度就直接关系到信任。发出临时请求的一方怀着不安等待回复，回复时间拖得越久，印象就越差。首先以 10 分钟内的初步回复为目标。即使回复内容只是“正在准备，稍后告知详情”，迅速的初步行动也能让对方安心。
从结构上减少临时请求的机制
一味对症下药，临时请求也不会减少。建立在整个组织中降低发生频率的机制，才是更根本的解决办法。
尤其是对“提前时间”的组织性共识效果很大。只要明示提前时间为 24 小时以上，以往当天突然下达的请求，很多就会逐渐被替换为前一天之前的协调。
另一个容易被忽视的是把握假日的位置。节假日和连休的前夕，“想在连休前处理完”的请求会集中，往往是容易产生临时请求的时期。用节假日 / 连休日历事先把握下一个连休的位置，就能预测繁忙的周，在自己的日程中留出余地。
“接受之后”的补救
接受临时请求后，也不能忘了对被改期一方的跟进。被改期的成员容易觉得“自己的日程被轻视了”。这样累积下去，关系就会恶化。
临时请求是替对方的计划不足买单
追溯临时会议请求的源头，往往会追到请求方的计划不足。项目中本可预测的节点，被塞进最后 1 天，以临时会议的形式突然下达。每次都应对的话，自己的时间就会永远被用作他人计划失误的缓冲。
拥有拒绝的勇气，从长远看能提升请求方的计划能力。一旦“那个人不接受临时请求”的认识传开，请求方就会学会尽早协调。这也具有提升整个组织成熟度的教育效果。
应对临时请求，与高效日程协调和防止临时爽约是一体两面的关系。客户会面中的迅速响应很重要，但对公司内部的临时请求需要加以筛选。利用暂订和日程协调工具，对临时请求也能从结构上应对。下次收到临时请求时，在立即回答之前，先花 30 秒过一遍判定检查清单。自己的时间和对对方的应对质量，在这 30 秒里都能守住。