日程协调工具
把提出候选日期 / 收集回复 / 决定最佳日期自动化的在线服务的总称。
日程协调工具是指高效汇总多人的日程、决定最佳会议日期时间的软件。它把以往通过邮件往返候选日期的做法自动化，大大缩短确定日程所需的时间。
2 种方式：投票式与预约式
市面上的日程协调工具，从机制上大致分为 2 种方式。不是哪一种更好，而是协调的场合决定了适合与否。
| 方式 | 机制 | 适合的场合 |
|---|---|---|
| 投票式 | 主办者提出候选日期，参与者用 ○△× 回复。确定在一致人数最多的日子 | 聚餐 / 活动 / 多人会议等寻找“所有人时间的最大公约数”的协调 |
| 预约式 | 公开与主办者日历联动的空闲时段，对方选择 1 个时段即可立即确定 | 商务洽谈 / 面谈 / 1on1 等“想以 1 对 1 快速确定”的协调 |
选择工具的判断标准
仅次于方式而起作用的，是参与者一方的负担。要求回复方注册账号或安装应用的工具，会在与公司外部的协调中降低回复率。此外，还要从是否需要与日历自动联动、与公司外部人员的协调多还是以公司内部为主、是否只用智能手机就能完成回复等角度来判断。与公司外部的协调较多时，适合无需注册的投票式工具；而在销售或招聘这类反复设定同一形式面谈的用途中，预约式更有效率。
引入时常见的误解
“引入工具，协调就会自动完成”这种期待只对了一半。候选日期的质量（是否是对方可能有空的时间段）、回复期限的设定、对未回复者的提醒等协调的设计本身，即使引入工具也依然存在。工具削减的是统计和往返的工作量，而不是协调的决策。理解这一区别再引入，就不容易出现期望落空。