暂订
在正式确定之前暂时占住日期时间的状态,在日历上会区分显示。
暂订(Tentative)是指在日程尚未完全确定的阶段,在日历上暂时占住日程的状态。有些日历应用程序会用不同于已确定日程的显示方式(斜线图案、浅色、虚线框等)加以区分。暂订起着向他人传达“这个时间段有可能被使用”这一信号的作用。
暂订与确定预约的区别
| 角度 | 暂订(Tentative) | 确定(Confirmed) |
|---|---|---|
| 日历显示 | 斜线 / 浅色 / 虚线 | 填满 / 实线 |
| 空闲时间显示 | 因工具而异,有时按“空闲”处理 | 显示为“忙碌” |
| 变更的难易 | 可以比较容易地变更 / 取消 | 变更需要联系相关人员 |
| 对他人的影响 | 有时可以在同一时间段安排别的日程 | 会显示重复警告 |
暂订在运用上的注意事项
过多使用暂订,日历上就会到处都是“暂订”,实际的空闲时间变得难以看清。有一种方法是为暂订设定确定期限,过了期限就删除,或者设立经过出席确认后再切换为确定的规则。
为了降低双重预约的风险,不长期搁置暂订的状态也很重要。作为参考,也有一种规定方式是在暂订后 48 小时以内判断是确定还是解除。
注意各工具对“暂订”处理的差异
不同的日历工具,在计算空闲时间时对暂订的处理方式不同。在把暂时接受的日程当作“忙碌”的工具中,日程协调工具会把那个时段从候选中排除,实际上可能会取消的暂订日程就占住了空闲时段。反过来,在当作“空闲”的工具中,已经暂时占住的时段会被安排进别的日程。事先确认一次自己的环境属于哪种行为,就能减少“本以为占住的时段被排进了会议”这类事故。