町内会 / 自治会的日程协调：传阅板与线上并用

全体大会。资源回收。夏日祭。防灾演练。运动会。年末的巡逻。干事的交接。 町内会和自治会（日本的居民自治组织）的活动，几乎都在与去年相同的时期、以相同的顺序到来。

也就是说，日程协调的对象不是活动本身。活动的日期大多由惯例决定，难以变动。 需要协调的，是在那之前召开的干事会和准备日，以及清点“有多少人来”的出席情况。 而且町内会的出席确认附带着其他场合没有的条件：参加者中有高龄者， 联络的主要途径是纸质的传阅板（在邻里间依次传递的通知夹）和公告栏。

先把町内会 1 年的活动放到 1 张纸上

干事的任期大多是 1 年。接手的人要在每个月被告知什么时候有什么的状态下度过 1 年。 第一次干事会应该做的，不是决定活动的日期， 而是把活动和准备的聚会在 1 年中的位置放到 1 张纸上。

有了这 1 张纸，日程协调的次数本身就会减少。 干事会以“活动 1 个月前的第 1 个周日”这样的规则定下来，就不需要每次收集候选日期。 收集日期来决定的，只限于规则之外的聚会。

把传阅板传完一圈的天数算进截止日

町内会的联络，不是交出去的瞬间就能送到。传阅板一户一户地手递手往前传。 一户第二天就传出去算是快的，只要有 1 户不在家或去旅行，就会在那里停几天。 一个班有 12 户的话，即使每户 1 天传下去，送到最后一户也是 12 天后。有几户停下来的话还会更长。

所以把截止日放在“传阅板传回来的那天”，必然赶不上。 截止日要写成从发出传阅那天算起的固定日期，同样的内容同时通过 3 种途径发出。

• 公告栏贴 1 张只把日期和截止日写得很大的纸。人们停下来读的时间只有 10 秒
• 传阅板附上详细的说明，以及能剪下来提交的栏。能写的人在这里就能完成
• 线上作为不必等传阅就能回答的途径来设置。在传阅到自己家之前就能回答

截止日的 3 天前，换贴公告栏的纸，或由班长打招呼。 只要加 1 次提醒， 截止当天才集中收到的回答就会提前，人数的预估也能早点确定。

回答的单位定为户和班

公司或社团的出席表按 1 人 1 行来做。町内会这样做，数字就会对不上。 在不知道“某某家谁会来”的情况下只有人数在增加， 当天的座位和食材就会多出来或不够。

收集的单位定为户。做成 1 户 1 行、用数字回答“参加人数”的形式， 不必一个一个写名字也容易数出合计。回答栏有班的编号、户的识别和参加人数这 3 项就够了。

• 允许班长统一录入的途径。以纸质收到的部分由班长代为录入为前提来制作
• 采用不会重复计数的写法。班长汇总的部分用 1 行录入，能看出是“3 班 4 户的份”
• 孩子的人数另外计算。因为奖品和饮料的数量与大人不同
• 全体大会把出席和委托分开收集。在章程规定了表决成立条件的会里，需要连委托书的张数都数清

全体大会的成立条件每个会都不同。先读自己会里的章程中是否有法定人数的规定， 再决定是否把出席表的选项分为“出席 / 缺席（委托）/ 缺席”3 种。

增加线上不是为了减少纸，而是为了让纸能继续下去

町内会的线上化之所以失败，是在想要废除纸的时候。 废除传阅板而要求登记联系方式，无法登记的户就会被排除在联络之外。 这不是提高效率，而是制造了送不到的户。

保留纸质的同时，增加 1 个容易回答的途径。用 PickDay准备贴在公告栏上的回答页面， 打开印刷的 URL 的人，可以直接选择后关闭。既不需要注册也不需要会员手续，回答页面上也不显示广告，所以作为放在传阅板或公告栏上的 URL 不必犹豫。 用纸质剪下栏提交的人和打开页面回答的人，统计会集中到 1 个地方。

同样的思路也能用于学校干事的聚会，但条件不同。PTA（家长教师协会）和家长会的日程协调中， 对方偏向有工作单位的世代，所以工作日晚上和周六成为争论点。 地区的活动参加者的年龄跨度大，争论点从星期几转向时间段和炎热。

先决定并写明时间段和所需时间

高龄参加者多的聚会，与其说日期是否合适，不如说那个时间能否出门才是问题。 有些项目只要改变写法，能参加的人就会增加。

• 偏向上午。傍晚到夜里，走暗路回家会成为负担
• 写明所需时间。写上结束时间“9 点到 10 点”，就能安排好日程出门
• 先写好炎热时期取消的参考标准。比当天早上再决定，事先给出标准能减少询问
• 写明到会场的路线。有无台阶、有没有椅子，会改变是否参加的判断
• 雨天的处理写在同一张纸上。另写一张的话，下雨的早上电话就会集中到班长那里

准备的聚会也一样。干事会以 2 小时的时段召开，后半段就会变成闲聊，出席坚持不下去。 事先决定议题缩到 3 个、1 小时结束，下次来的人就不会减少。

不看参加率，而看举手的人数

町内会活动的出席情况，总让人想把收集到的数字和去年相比。 但在户数本身会变动的地区，分不清是参加率下降了还是基数变了。

应该看的数字另有其他：在下次的准备中举手说“我来做”的人有几个。 在出席表的最后只放 1 行“能帮忙准备的日子”，就能取得这个数字。 也就是说，用来清点参加者的表，也可以用作寻找下一位承担者的表。

活动即使人聚不齐也能举办。办不下去，是在没有人准备的时候。 把收集出席的工作设计成观察这一点的机会，是有价值的。