同学会组织者的待办清单：召集联系方式分散的同学的流程
同学会的组织者之所以难当，并不在于决定日程这项工作本身。 难点在于联系方式因人而异地分散在不同途径，本来就有通知送不到的人。 公司的会议可以用同一种方式一齐发给所有人，但同学会中每个人能送达的途径不同，没有回复的理由也 往往不是“时间不方便”，而是“通知没有送到”。步骤要以此为起点来组织。
候选日期从季节决定
同学会的参加者分散居住在全国各地，远方同学的出行会束缚日程。 去寻找所有人的空闲日期，候选就会无限增加，所以要把顺序反过来。 先选 1 个容易回乡的季节，在那个季节里只提出 2 个或 3 个候选。
- 以回乡集中的时期为轴。盂兰盆节（8 月中旬的回乡时期）和年末年初远方的人容易行动，但也会与家庭安排冲突
- 排除连休的第一天和最后一天。这两天是出行日，远方的人会最先缺席
- 候选最多 3 个。同学会即使增加候选，回答也不会增加，只会加重组织者的统计
- 组织者之间先统一到 1 个方案。组织者有多人时，在向全体发通知之前先完成组织者之间的协调
连休的位置每年都会变动，提出候选之前先用节假日与连休日历确认，就能避免把候选放在出行日的失误。
盘点同学会的联络途径
发通知之前，先按同学整理用哪种途径能送达。 途径不同，送达的速度和回复率也不同，所以只把同一份文案发到所有途径，回收就会出现偏差。
不收集联系方式也能扩散的 2 级分发
组织者若想收集所有人的联系方式，收集工作就会耗掉几个月，还要承担所保管个人信息的管理责任。 不集中联系方式而扩散出去会更快。让组织者直接联系得上的同学，各自再转给几个人。
- 组织者个别发给能联系上的人。这时明确写出“请转给你联系得上的人”
- 写成被转发也能看懂的通知文。把毕业年份和班级、聚会的宗旨、组织者的名字、回复处、截止日放进 1 份文案
- 不要让人把联系方式发回给组织者。只要做成本人直接在出席表上填写回答的形式，组织者就不必持有名册
- 只记录送达了谁。不留联系方式而留下是否送达，就能交接给下一次的组织者
通知中贴的链接，要选打开的同学不会被要求注册或成为会员的。 久未联系后，弹出“请先注册”的页面，回答就会停在那里。 用PickDay 的创建表单制作出席表，只要在通知里放 1 个无需注册的 URL 就够了。
以收不到回复为前提来设计截止日
同学会的回答会在发出请求的当天集中返回，之后几乎不再变动。 与其反复催促来提高回复率，不如把截止日分成 2 级，事先定好每一级要确定什么，这样更务实。
- 第 1 截止日 = 表明是否出席。在这里暂定会场的人数。△也照样受理
- 第 2 截止日 = 缴纳会费。以缴费作为确定参加，当天的人数就不容易变动
- 不要把未回复当作不参加。把“未回复”和“通知没送到”分开计数，就能看出名册的缺漏
- 催促只换途径做 1 次。用同一途径反复发送，送不到的人永远也送不到
把出席确认（RSVP）的思路， 与防止临时爽约的机制结合起来，就能抑制当天人数的波动。
预订会场与确定人数的顺序
会场需要在日程决定之前订下，人数却要到截止日才能确定。这个顺序上的错位成了组织者的负担。 先向会场确认产生取消费的日期，再从那个日期倒推，设定出席表的截止日。
精简出席表要填写的项目
同学会的出席表里，会混有毕业后改了姓的人，以及只能凭当年的绰号想起来的人。 只留下能看出是谁的回答的最少信息，不让人填更多。
- 在通知文中示范婚前姓氏的写法。像“山田（原姓 田中）”这样举例，写法就会统一
- 请对方附上班级或社团。有同姓同学的年级，仅凭这一点就能分辨
- 不要让人填写住址或电话号码。不要在谁都能打开的出席表上留下联系方式
- 邀请老师时由组织者另行联系。混在同一份出席表里，参加费和座位的安排就传达不到
交给下一次组织者的东西
同学会每隔几年举办一次，只留下组织者更替后也能交接的信息，下一次就会轻松些。 要交的不是联系方式的名册，而是经由哪种途径送达了谁的送达记录，以及所选季节聚集了几成人的结果。 交接名册就等于连管理责任一起交接，而送达记录可以直接用于下一次的分发计划。
参加者超过 30 人的规模时， 同时使用多人日程协调的诀窍中的分阶段筛选，就能在不增加候选的情况下做出决定。