很多人每次都从零开始写日程协调的请求文。但只要事先准备好模板，不仅能减少思考措辞的时间，还能每次都稳定地发出经过心理学优化的请求文。下面依次看按场景分类的模板，以及定制时的设计原则。

模板设计的原则

候选 3 个

避免选择的悖论，提高回复率

明示期限

具体写成“截至○日○时”。含糊的期限容易被忽视

写明所需时间

不知道会议要开几分钟，对方就无法判断是否有空

用 1 行写目的

知道为什么要聚在一起，就容易判断优先级

按场景分类的模板集

公司内部会议（小规模）

模板 A：公司内部 3-5 人

辛苦了。想就 [目的] 开一个 30 分钟左右的碰头会，请让我协调一下日程。

① [日期] [时间]
② [日期] [时间]
③ [日期] [时间]

如能在 [截止日期时间] 前告知您的时间安排，将对我帮助很大。

※ 上述以外的时间也可以调整。如有其他候选请告知。

大规模活动（10 人以上）

模板 B：多人协调

想决定 [活动名称] 的日程。所需时间约 [X] 小时。

请从下面的链接在能参加的日期时间上标。

[协调工具的链接]

回答期限：[截止日期时间]

※ 难以全员一致时，以过半数参加来确定。

公司外部（客户 / 合作方）

模板 C：面向公司外部

○○先生 / 女士

承蒙关照。我是 [公司名称] 的 [姓名]。

想就 [目的] 占用您一些时间开个会。预计 30 分钟左右。

不知以下日程您是否方便。

① [日期] [时间]
② [日期] [时间]
③ [日期] [时间]

如果时间不合适，烦请告知您希望的日期和时间。

模板有效的理由

模板的效果，取决于它是否做成了让接收方毫不犹豫就能回复的形式。如果最初的请求文中齐备了候选日期 / 所需时间 / 回答期限 / 目的这 4 个要素，接收方无需追加提问，只要对照日历就能回复，往返次数减少，到确定的天数也会缩短。反之，只要缺了其中 1 个，就会产生“要花几分钟”“什么时候前回复就行”之类的确认往返，每次都会让确定推迟。

对发送方的效果也不容忽视。不仅省去了每次从零思考措辞的时间，而且从结构上不会再忘写要素，因此容易防止由漏写引起的重新协调本身。

定制的要点

模板不要原样使用，而要根据情况定制。回复期限根据会议的紧急程度调整，在多人协调中则并列写上投票工具的链接。

应该做的事

写上对方的名字
把目的改写得具体
让候选日期符合实际的空闲
准确写明所需时间

应该避免的事

接连使用一看就是模板的套话
不改候选日期就反复使用
忘写期限
目的栏空着就发送

模板是用来削减“思考时间”的工具。作为高效日程协调的基础，把自己常用的 3 种模式登记到邮件应用的固定文本功能中，请求文的质量就不容易受负责人的心情和忙碌程度左右。

日程协调模板的制作与使用方法