投票式协调
参与者对多个候选日期时间投票表示能否参加,并采用得票最多的日期时间的协调方式。
投票式协调(Polling)是指主办者提出多个候选日期时间,参与者对每个候选投票表示能否参加的日程协调方式。在所有人的回复到齐时,采用回答“可以参加”的参与者最多的日期时间。这是以 PickDay 为代表的投票式日程协调工具所采用的基本机制。
投票式协调的回复形式
○
可以参加
在该日期时间确定能参加
△
可调整 / 未确定
调整日程的话有可能参加
×
无法参加
该日期时间无法参加
投票式协调的优点与缺点
投票式协调的核心优点,是无需要求参与者联动日历或注册账号就能使用的便捷性。只要分享 URL,任何人都能回复,对公司外部的人或 IT 素养不高的参与者来说负担也很小。
另一方面,参与者较多时(10 人以上),找不到所有人都是○的日期时间的情况会增多。这时,区分“必须参加者”与“可选参加者”,优先选择所有必须参加者都是○的日期时间,这样的运营方式很有效。此外,候选日期太多会加重回复负担,最好控制在 5~7 个候选左右。
与预约式的区分使用
日程协调大致分为投票式与预约式 2 种做法。投票式适合“对齐多人日程”的场合,预约式适合“以 1 对 1 的形式请对方选择空闲时段”的场合。选择日程协调工具时,最好先确认这种区分。
先定好 △ 的解读
投票式协调的运营中容易起争执的,是 △(可调整)的处理。不同回复者赋予它的含义范围很广,从“大概能去”到“很可能去不了”都有,把 △ 算进人数来确定,容易导致当天缺席。实务中,如果在提出候选时就写明统计规则,例如“△ 按 50 % 参加统计”“确定前逐一向选 △ 的人确认”,就能减少确定后的分歧。没有全员 ○ 的候选时的决定方式(过半数,还是必须参加者优先)也同样最好先定下来。