大学社团的日程协调：跨越课表和打工来聚会的方法

社团的日程定不下来，原因不在人数多。 20 个人能定的时候 1 天就定了，8 个人定不下来的时候也要花 2 周。 造成差别的，是成员是否处于能回答“自己什么时候有空”的状态。

大学生的日程由 3 层组成：课表 / 打工的排班 / 各年级的必修课和实习。 其中 2 层无法凭本人的意愿变动，而且确定的时期不同。 在课表还没确定的周分发候选日期，回来的就只有 △。

配合 3 层确定的顺序

分发候选日期的时机，按这 3 层中已确定到哪一层来决定。 每通过一层，可用的时段就会变窄，在变窄到底之前去问也得不出答案。

从这张图得出的结论有 2 个。在学期开头分发候选日期是白费工夫； 而且通过全部 3 层后剩下的时段有限， 所以一旦找到，与其作为一次性的安排，不如作为例会先占下来更划算。

学期开头决定的不是“日程”而是“时段”

4 月和 10 月应该做的，不是一天一天地决定活动日。 而是决定 1 个“本学期从周二 18 点开始”这样的时段，并且到学期末都不变动。 时段定下来，成员就能在打工的排班希望中空出那一天来提交。

• 在选课登记确定后再问时段。在此之前的回答是选课的希望而不是日程
• 候选以星期几和时间段的组合提出。像“周二 18 点 / 周三 18 点 / 周四 16 点”这样，排列的不是日期而是时段
• 看年级的构成来决定。只看回答数，时段就会按人数多的年级来定，高年级就不来了
• 时段在学期中途不变。变动 1 次，空出排班来确保时间的人的努力就白费了

只有时段之外的一次性安排（集训 / 比赛 / 送别毕业生的聚会），才每次按日期协调。 日期的协调次数一个学期减少到 3 次或 4 次，组织者的工作就会大幅减轻。

在排班希望的截止之前分发候选

最能左右参加率的，不是候选日期的数量也不是回复期限，而是分发的日子。 每月排班的店铺，大多在上个月的中旬到下旬提交排班希望。 过了那个截止日再分发候选日期，回答就会固定为“那天要打工”。

所以一次性的安排，要在举办的 1 个半月前，也就是提交上个月的排班希望之前分发候选。 即使只是先告知“日期还没定，但会在这 3 天中的某一天举办”， 成员也能把那 3 天从排班希望中去掉再申报。 把前置时间留长的意义， 不在于给人思考的时间，而在于在别的安排插进来之前占住位置。

社团的招新期不让人写名字也能收集

唯独招新的日程协调，需要与其他时期完全不同的设计。 对方还不是成员，也还没有交换联系方式。 先要求加入群组或注册会员，只是感兴趣的新生就会在那里离开。

需要的是从课后发的传单或张贴的二维码点 1 下就能打开， 打上 ○ 就能关掉的出席表。用 PickDay 准备招新用的候选表， 回答的一方既不用创建账号，也不用输入姓名。 在回答栏里注明“只写院系和姓”，也就不涉及保管联系方式的问题。

招新把同样的内容分 2 次或 3 次举办，比 1 次召集所有人来的人更多。 因为各院系的课表不同，缩到 1 次的话，特定的院系就会整体来不了。多人日程协调中使用的分阶段筛选， 在这里反而起反作用。不加筛选、分散为多次才是正解。

即使这样还定不下来，就停止找日子

分发 2 次候选都没有凑齐过半数，那不是找法不好，而是前提错了。 得出“不存在所有人都能聚齐的时段”的结论，切换推进方式。

1. 先决定参加的最少人数。宣布“聚齐 6 人就举行”，就不必等人凑齐
2. 把时段分成 2 个。如果是前半和后半来的人不同也无妨的活动，就设每周 2 个时段，出席其中一个就算参加
3. 按年级分开。另设只有高年级的时段，比一直寻找全年级都能凑齐的时段实际聚集的人更多

社团活动的价值，不由所有人凑齐的日子的数量决定，而由活动持续的周数决定。 与其为找凑齐的日子停滞 3 周，不如 6 个人持续 3 周，结果留下来的人更多。