例会
按每周 / 每月等一定周期反复召开的会议形式。
例会是指每周 / 隔周 / 每月等按一定周期反复召开的会议。许多组织把它作为团队的信息共享、进度确认和决策的场所来运营。根据 Harvard Business Review 的文章（Stop the Meeting Madness, 2017），高层管理者平均每周在会议上花费近 23 小时，比 1960 年代的不到 10 小时大幅增加。
例会的种类与频率
| 种类 | 频率 | 目的 | 所需时间 |
|---|---|---|---|
| 每日站会 | 每天 | 共享进度 / 及早发现障碍 | 15 分钟 |
| 团队例会 | 每周 1 次 | 每周的回顾与计划 | 30～60 分钟 |
| 部门会议 | 每月 1～2 次 | 跨部门的信息共享 | 60 分钟 |
| 全公司会议 | 每月 1 次 / 每季度 | 经营方针 / 全公司报告 | 60～90 分钟 |
例会的优化
例会如果靠惯性延续，很容易流于形式。重要的是每季度重新审视一次“这个会议真的有必要吗”，对目的已经淡化的会议作出废止或降低频率的判断。此外，事先共享议程，并设立没有议题的一周就跳过的规则，可以有效利用参与者的时间。
只有例会才有的性质
例会有 2 个单次会议所没有的固有性质。第一，一旦设定，废止的决策往往不再归任何人负责，在必要性消失之后也容易靠惯性延续。日历的重复设置容易朝“持续召开”的方向起作用，因此在设定时就定好结束条件（项目完成时 / 季度评审时）是有效的。第二，每次的协调成本为零，相应地，缺席 / 迟到的心理门槛也会降低。出席率开始下降的例会，问题往往不在时间段，而在必要性。