Cómo evitar las reuniones consecutivas: un diseño del tiempo que limita la carga cognitiva
Desde las 9 de la mañana hasta el mediodía, 4 reuniones seguidas, sin tiempo ni para levantarse del asiento. Hay una razón para esa sensación de que, hacia la tercera reunión de un día así, ya no se le queda nada en la cabeza. Un estudio de medición de ondas cerebrales que el Microsoft Human Factors Lab publicó en 2021 confirmó que, al encadenar 4 reuniones de 30 minutos sin descanso, las ondas beta asociadas al estrés aumentan de forma acumulativa con cada reunión. Las reuniones consecutivas no son solo una cuestión de cómo se usa el tiempo, sino que también se entienden como una cuestión de carga cognitiva.
Los perjuicios de las reuniones consecutivas
Cuando no hay tiempo de margen entre una reunión y otra, en apariencia parece una «agenda eficiente», pero en realidad se acumulan efectos negativos combinados.
El efecto de las «pausas cortas» según el estudio de ondas cerebrales de Microsoft
El mismo estudio de Microsoft (14 participantes con un electroencefalógrafo, comparando 4 reuniones de 30 minutos seguidas en 2 condiciones: «sin descanso» y «con una pausa de meditación de 10 minutos entre ellas») mostró que, al intercalar descansos, las ondas beta acumuladas bajan y el cerebro se «reinicia», y que se atenúa el pico de estrés en la transición entre reuniones observado en la condición sin descanso.
- Las ondas beta (indicador de estrés) se acumulan con cada reunión
- El estrés se dispara en el momento de pasar de una reunión a otra
- Los indicadores de ondas cerebrales sugieren un menor grado de implicación en la reunión
- En cada descanso bajan las ondas beta y el cerebro se «reinicia»
- La siguiente reunión puede empezar con calma
- Se mantiene un alto grado de implicación (compromiso) en la reunión
Ahora bien, lo que midió este experimento fueron los indicadores de ondas cerebrales de 14 participantes, y no se ha establecido una ley general de que «el cerebro humano no puede funcionar sin pausa». Aun así, la observación de que el indicador de estrés bajó en la condición con descansos es un buen motivo para replantear la premisa de que una pausa de 10 minutos es un lujo.
Una solución: pasar al sistema de 25/50 minutos
Google Calendar ofrece un ajuste llamado «Reuniones rápidas» que acorta automáticamente los eventos de 30 minutos a 25 y los de 60 minutos a 50. Al usarlo, al final de cada reunión surge automáticamente un margen de 5-10 minutos. Es un diseño que impone el tiempo de margen como valor predeterminado del calendario, en lugar de reservarlo con el esfuerzo de cada persona.
| Franja anterior | Franja nueva | Margen | Efecto |
|---|---|---|---|
| 15 min | 10 min | 5 min | Puesta al día breve |
| 30 min | 25 min | 5 min | Reunión tipo charla de pasillo |
| 60 min | 50 min | 10 min | Reunión normal. 10 minutos marcan una gran diferencia |
| 90 min | 80 min | 10 min | Tipo taller |
Outlook también tiene un ajuste equivalente, «Finalizar citas y reuniones antes», que acorta automáticamente unos minutos la duración predeterminada de las reuniones. Merece mucho la pena activarlo de forma general en toda la organización. También en la comparación de aplicaciones de calendario, la existencia de esta función es uno de los criterios de evaluación.
Técnicas para evitar las reuniones consecutivas a nivel individual
Lo más importante es «cómo termina» la reunión
Muchos de los efectos negativos de las reuniones consecutivas se amplifican porque las reuniones no terminan a su hora. En la práctica, una medida preventiva eficaz es no esperar a la hora prevista de fin, sino pasar al «resumen» 2-3 minutos antes.
Si combina esta rutina con el seguimiento de la reunión, el ritual de cierre y la confirmación de las decisiones se integran y no hay que hacer el trabajo dos veces.
Excepciones en las que conviene aceptar reuniones consecutivas
Hay situaciones excepcionales en las que las reuniones consecutivas son necesarias. En ellas se renuncia de antemano a reservar márgenes y, a cambio, se toman otras medidas.
En los días excepcionales de reuniones consecutivas, lo realista es reservar después un día de descanso para recuperarse. Es un diseño que da por hecha la carga de las reuniones seguidas y reserva de antemano un espacio para la recuperación.
Las reuniones consecutivas no son solo un problema de gestión del tiempo
El debate sobre las reuniones consecutivas suele plantearse en el marco de «cómo se usa el tiempo». Pero lo que midió el estudio de ondas cerebrales de Microsoft fueron indicadores cerebrales asociados al estrés, algo que pertenece a la reacción del cuerpo y no al reparto del tiempo. La calidad de las decisiones en sí no fue objeto de medición en ese estudio, pero queda la pregunta de si no se está dando por normal tomar decisiones en estado de cansancio.
Crear como organización una regla que no permita las reuniones consecutivas debe entenderse como una tarea del mismo tipo que la seguridad y la salud laboral. Si uno se queda en «no hay más remedio porque estamos ocupados», el propio diseño de la carga deja de ser responsabilidad de nadie.
El cambio empieza por el calendario del líder. El tiempo que el líder no respeta, tampoco pueden respetarlo los miembros. Combine la prevención de la fatiga de reuniones con la estrategia del tiempo de concentración, y diseñe el calendario de forma activa con los bloques de tiempo. Como medida concreta, se puede empezar por activar de forma general en la organización el ajuste del sistema de 25/50 minutos.