Tiempo de margen
Tiempo libre que se deja entre reuniones para desplazarse, prepararse o descansar, lo que reduce el cansancio.
El tiempo de margen es el tiempo libre que se deja a propósito entre una reunión y otra. Se reserva para asegurar el tiempo de desplazamiento, repasar la reunión anterior, preparar la siguiente y despejar la mente. En un experimento de medición de ondas cerebrales que el equipo de investigación de Microsoft (Human Factors Lab) publicó en 2021, se observó un aumento de los indicadores de estrés en la condición en la que las reuniones se sucedían sin descanso. Se trata de un experimento con un grupo pequeño de 14 participantes, y no demuestra que el efecto del tiempo de margen esté establecido de forma general.
Resultados del estudio de Microsoft
Hallazgos de la medición de ondas cerebrales (2021)
- Con 4 reuniones seguidas de 30 minutos sin descanso, las ondas beta (indicador de estrés) aumentaron de forma acumulativa
- En la condición con una pausa de meditación de 10 minutos entre reuniones, se observó un descenso de las ondas beta
- En la condición sin descanso, el indicador de ondas cerebrales que refleja la implicación en la reunión también mostró valores de descenso (en la condición con descanso, valores de implicación alta)
- En la condición sin descanso, el indicador de estrés se disparó en el momento de pasar de una reunión a la siguiente (con descanso, el aumento al comenzar la siguiente reunión fue moderado)
Cómo configurar el tiempo de margen
Google Calendar tiene una opción para acortar la duración predeterminada de las reuniones, que reduce automáticamente las reuniones de 30 minutos a 25 minutos y las de 60 minutos a 50 minutos. Outlook también tiene una opción para acortar la duración predeterminada eligiendo entre adelantar la hora de fin o retrasar la hora de inicio de las citas. Así, en el calendario se generan automáticamente de 5 a 10 minutos de margen.
También se puede institucionalizar el tiempo de margen a nivel de organización. Por ejemplo, con reglas como «terminar las reuniones a los 55 minutos de cada hora» o «prohibir 3 o más reuniones seguidas», se asegura el margen sin depender del criterio de cada persona. Es un diseño concebido para no dejar la prevención de la fatiga de reuniones solo en manos de la buena voluntad individual.
Por qué desaparece el margen
Como el tiempo de margen parece «tiempo sobrante», si no se protege acaba siempre invadido. La prolongación de la reunión anterior se lo come, y como parece libre, se insertan nuevas citas. Hay 2 claves para protegerlo. La primera, integrar el margen en los valores predeterminados del calendario (la opción de acortar automáticamente) en lugar de dejarlo a la buena voluntad de cada persona. La segunda, acompañarlo de la práctica de terminar las reuniones a la hora (una conducción que empieza a cerrar 5 minutos antes del final). Si solo se activa la opción de acortar y las reuniones se alargan, el margen se queda en el papel.