Cómo diseñar y aplicar una política de cancelación
Las cancelaciones y los cambios de fecha después de confirmar una cita son una de las mayores fuentes de estrés para quien coordina. Por mucho cuidado que se ponga en la coordinación, siempre se produce cierta proporción de cancelaciones y cambios, y cuanto más tarde llega el aviso, menos margen de maniobra queda. Diseñar de antemano una política de cancelación y compartirla con los participantes reduce este problema de forma estructural.
Cuándo se producen las cancelaciones y qué gravedad tienen
Un marco para diseñar la política de cancelación
Una política de cancelación eficaz no funciona como una sanción, sino como una aclaración de las reglas. Diséñela con la siguiente estructura de 3 capas.
- Confirmar el compromiso de todos antes de cerrar la fecha
- Indicar el plazo de las reservas provisionales
- Compartir de antemano el propósito y los resultados esperados
- Fijar un plazo para los cambios de fecha (por ejemplo, hasta 24 horas antes)
- Establecer reglas para enviar a un sustituto
- Decidir de antemano el número mínimo de asistentes
- Hacer visible y compartir la tasa de cancelación
- Hacer un seguimiento individual de quienes cancelan a menudo
- Volver a valorar si la reunión es necesaria
Ejemplos de políticas de cancelación según la situación
| Situación | Plazo para cambiar la fecha | Asistencia mínima | Qué hacer ante una ausencia sin aviso |
|---|---|---|---|
| Reunión periódica interna | 2 horas antes | Ninguna (el acta la sustituye) | Compartirlo al inicio de la siguiente reunión |
| Reunión comercial con un cliente | 24 horas antes | Todos los asistentes imprescindibles | Volver a proponer fecha el siguiente día hábil |
| Evento numeroso | 3 días antes | El 50 % del cuórum | No invitarle a la siguiente convocatoria |
| Reunión uno a uno | Hasta la mañana del mismo día | Las dos personas | Pasarla automáticamente a la semana siguiente |
| Cena con bebidas | 18:00 del día anterior | 3 personas o más | El organizador decide si se mantiene o se cancela |
Técnicas para reforzar el compromiso
Como se comentó en el artículo sobre cómo evitar las cancelaciones de última hora, aumentar el compromiso psicológico suele reducir la tasa de cancelación. Combine las técnicas siguientes.
Cómo comunicar la política
Presente la política de cancelación no como unas reglas impuestas, sino como un acuerdo para proteger el tiempo de todos. Funciona bien compartirla en la fase de confirmación de asistencia y considerar que confirmar la asistencia equivale a aceptar la política.
La política de cancelación es más eficaz si se aplica junto con la optimización de las reuniones periódicas. Reducir de entrada las reuniones innecesarias y crear una cultura de compromiso firme con las que quedan es la solución de fondo al problema de las cancelaciones.