Recordatorio
Una de las medidas básicas para evitar las ausencias sin aviso: enviar un aviso antes del evento para que los participantes vuelvan a comprobar la fecha y la hora.
El recordatorio es una función que envía un aviso cuando se acerca un evento o la fecha límite de una tarea, para ayudar a no olvidarlos. En la coordinación de fechas hay sobre todo 2 tipos: el «recordatorio de reunión», que avisa a los participantes antes de que empiece la reunión, y el «recordatorio de respuesta», que insiste a quienes no han respondido antes de la fecha límite. Configurar bien los recordatorios es una de las medidas básicas para evitar las ausencias sin aviso (no-show) a las reuniones.
Tipos de recordatorio y ejemplos de momento de envío
| Tipo | Ejemplo de momento | Canal |
|---|---|---|
| Recordatorio de reunión (día anterior) | 24 horas antes | Correo electrónico |
| Recordatorio de reunión (justo antes) | 10-15 minutos antes | Notificación push / Slack |
| Recordatorio para pedir respuesta | 1-2 días antes de la fecha límite | Correo electrónico / chat |
| Recordatorio de fecha límite de tarea | La mañana del mismo día | Notificación de la aplicación |
Medidas contra la fatiga de recordatorios
Demasiados avisos llevan a la «fatiga de recordatorios» y hacen que incluso los avisos importantes se pasen por alto. Las claves para usar bien los recordatorios son distinguir los canales de aviso (elegir correo electrónico / notificación push / chat según la importancia), reducir al mínimo el número de avisos sobre un mismo evento y permitir que el usuario personalice la frecuencia de los avisos.
En una coordinación de fechas con fecha límite de respuesta, enviar un recordatorio automático solo a quienes no han respondido 1-2 días antes del plazo ayuda a reducir el número de personas que llegan a la fecha límite sin responder. Si el aviso llega también a quienes ya han respondido, se lee menos, así que conviene limitar los destinatarios a quienes no han respondido.
El contenido marca la diferencia en un recordatorio
No solo importa el momento del envío, sino también el contenido del aviso. Un recordatorio con solo la fecha y la hora suele quedarse en «reenviar algo que ya se sabe», pero si se incluyen en 1 solo mensaje la URL de la reunión / el orden del día / lo que hay que llevar / las tareas pendientes de la vez anterior, el destinatario puede empezar a prepararse directamente desde ese aviso. Sobre todo en las reuniones en línea, «el esfuerzo de buscar la URL» suele causar retrasos, así que basta con incluir el enlace de acceso en el recordatorio de justo antes para que sea más fácil reunirse a la hora de inicio. El truco está en diseñar el recordatorio no como una «insistencia», sino como la «puerta de entrada a la participación».